利用規約

最終改定日：2026年10月11日（2026年10月18日施行）。2026年10月10日の改定は、同意いただいた方は同意の時から、それ以外の方は2026年11月9日から適用

制定：2026年9月12日　／　最終改定：2026年10月11日（2026年10月18日施行）

2026年10月11日の改定（版：2026-10-11）は、第2条第11号・第19条（閲覧リンク）・別紙Eの改定です。2026年10月18日から施行し、それより前に本規約に同意いただいた方を含め、すべての利用者に適用します（附則（2026年10月11日改定））。この改定のために改めて同意の操作をしていただく必要はありません。

本規約（版：2026-10-10）は、ログイン時に「同意する」を押していただいた方には、同意いただいた時点から適用されます。同意いただいていない方には、2026年11月9日から適用されます（それまでは、それまでにご同意いただいた版が適用されます）。本規約は、この本体、末尾の「別紙」（機能ごとの定め）、およびプライバシーポリシーの「委託先一覧」の3つで構成します。その後の変更は、第31条に従います。

第1条（目的・適用）

  1. この利用規約（以下「本規約」）は、一般社団法人中小企業販促・DX支援協会（以下「当協会」）が提供するAI議事録サービス「HANALOG（ハナログ）」の利用条件を定めるものです。対象にはWeb版、PCアプリ、ブラウザ拡張、スマートフォンアプリ、カレンダー連携、CRM連携、公開API、MCP連携（AIコネクタを含みます）、名刺の機能を含みます（以下まとめて「本サービス」）。
  2. 当協会が本サービスのWebサイトや画面に掲載する料金表・機能ごとの利用条件・ヘルプの定めは、本規約の一部になります。本規約と矛盾する場合は、その個別の定めを優先します。本規約の末尾の別紙と、プライバシーポリシーの「委託先一覧」も、本規約の一部です。
  3. 法人プランで、当協会と契約者が別に申込書や契約書を取り交わした場合は、その内容を本規約より優先します。

第2条（定義）

本規約で使う言葉の意味は、次のとおりです。

  1. 「利用契約」：本規約に基づいて、当協会と契約者の間に成立する本サービスの利用契約
  2. 「契約者」：有料プランを申し込み、利用契約を結んだ個人（個人事業主を含みます）または法人その他の団体
  3. 「組織」：法人プランで作る利用の単位
  4. 「組織管理者」：組織の管理権限を持つ利用者
  5. 「メンバー」：組織に招待されて本サービスを使う者
  6. 「利用者」：契約者、組織管理者、メンバーの総称
  7. 「利用者データ」：利用者が録音・入力・アップロードした音声、文字データ、人物名簿に登録された情報、テンプレート、辞書などのデータ、およびこれらをもとに本サービスが作ったAI出力
  8. 「AI出力」：音声認識と生成AIによって自動で作られる文字起こし、要約、決定事項、アクション（担当者・期限）、タグなど
  9. 「利用時間」：文字起こしの対象になった音声の長さ（1回の処理ごとに秒単位で計測します）。当協会側の障害で文字起こしができなかった分は数えません。無料プランの月ごとの集計では、分未満を切り上げます。
  10. 「年払い」：ビジネスプランについて、契約の開始日からの12か月分の料金を一括で前払いいただくお支払い方法（第11条の2）
  11. 「閲覧リンク」：有効期限を付けて、または無期限で議事録を閲覧できるようにするURL
  12. 「アクセストークン」：公開APIやMCP連携で本サービスに接続するための認証情報
  13. 「委託先」：当協会が本サービスの提供および契約の管理のために業務を委託する事業者
  14. 「プロフィール情報」：利用者が自分で登録する表示名、役職、会社名・組織名
  15. 「無料プランの利用者」：第9条の無料プラン（従前の無料トライアルを含みます）に登録した者。本規約は、無料プランの利用者にも適用します（料金に関する定めを除きます）。
  16. 「人物名簿」：利用者が社外の方などを登録し、議事録の参加者と結びつけるための名簿。姓、名、社名、役職、メールアドレス、および利用者が追加した項目からなります。
  17. 「CRMサービス」：契約者が自ら契約する外部の顧客管理サービスのうち、当協会が連携の対象として本サービスの画面に掲載するもの
  18. 「CRM連携」：契約者の指示に基づき、本サービスとCRMサービスとの間で、人物名簿の情報およびアクション（第20条第7項ただし書のアクションの同期を有効にした場合に限ります）を送信または取得する機能
  19. 「連携トークン」：CRMサービスの提供者が発行し、契約者がCRM連携のために本サービスに登録する認証情報。第12号のアクセストークンとは別のものです。
  20. 「声の特徴量」：話し手を見分けるために、録音した声から計算する数値の列。声そのもの（音声）ではなく、元の声に戻すことはできません。
  21. 「録音対象者」：利用者が録音する会議や会話で、声が録音される方（利用者以外の参加者を含みます）
  22. 「名刺データ」：利用者が名刺の機能で取り込んだ名刺の画像と、そこから読み取った氏名、社名、役職、連絡先などの情報
  23. 「組織辞書」：組織の利用者が登録した、人名・社名・用語などの表記とよみの一覧
  24. 「別紙」：本規約の末尾に置く、機能ごとの利用条件の定め

第3条（申込み・契約の成立）

  1. 本サービスを申し込む方は、本規約とプライバシーポリシーに同意したうえで、Webの申込み画面から申し込みます。
  2. 利用契約が成立する時点は、次のとおりです。
    • クレジットカード払い：決済手続きが完了し、完了画面が表示された時
    • 法人の請求書払い：当協会が承諾の通知を送った時
  3. 次のいずれかに当たる場合、当協会は申込みを承諾しないことがあります。
    • 申込みの内容に虚偽がある場合
    • 過去に本規約違反で利用停止や契約解除を受けたことがある場合
    • 第28条の反社会的勢力に当たる場合
    • その他、承諾しないことに合理的な理由がある場合
  4. スマートフォンアプリからも、アカウントの作成（新規登録）とログインができます。 ただし、有料プランのお申込み、お支払い方法の登録・変更および解約の手続きは、Webのブラウザからのみ行えます。アプリの画面からこれらの手続きに進むことはできません。

第4条（利用資格）

  1. 本サービスは、事業（個人事業主の業務を含みます）のために使うことを想定しています。
  2. 18歳未満の方は、契約者にも、組織のメンバーにもなれません。

第5条（アカウントとログイン情報の管理）

  1. 利用者は、登録情報を正確かつ最新の状態に保つものとします。
  2. ログイン方法は、次のとおりです。
    • Web版：メールアドレスに届くワンタイムリンク、Googleアカウント、またはAppleアカウント
    • PCアプリ・ブラウザ拡張：Web版と同じ方法（ブラウザでログインした状態を引き継ぎます）
    • スマートフォンアプリ：メールアドレスに届く6桁のコード、Googleアカウント、またはAppleアカウント
  3. 利用者は、ログインに使うメールアカウント、Googleアカウント、Appleアカウント、端末を自分の責任で管理します。アカウントを第三者に使わせてはいけません。1つのアカウント（法人プランでは1席）を複数人で共用することもできません。
  4. 登録されたメールアドレス、GoogleアカウントまたはAppleアカウントでログインして行われた操作は、その利用者の操作とみなします。ただし、当協会の責めに帰すべき事由によって不正利用が起きた場合は除きます。
  5. 不正ログインや不正利用に気づいた場合は、すぐに当協会に連絡してください。

第6条（組織と組織管理者）

  1. 法人プランの契約者は、組織管理者を1名以上指定します。
  2. 組織管理者は、次のことができます。
    • メンバーの招待と削除、席数の管理
    • 組織の設定（閲覧リンクやAPI連携の制限、CRM連携の設定を含みます）
    • 共有、閲覧リンク、アクセストークンの管理
    • 組織内のすべての議事録（共有されていないものを含みます）の閲覧と出力
  3. 組織管理者が、共有されていない議事録を閲覧した場合、その記録が操作ログに残ります。メンバーは、自分の議事録が組織管理者に閲覧された記録を、自分の画面で確認できます。
  4. メンバーが組織に参加するとき、当協会は招待メールと参加画面で、組織管理者に前2項の閲覧権限があることを表示し、同意を得ます。同意しない方は組織に参加できません。
  5. 契約者は、組織管理者の閲覧が、労働関係の法令、個人情報保護法、社内規程に沿って、業務上必要な範囲で行われるように管理する責任を負います。
  6. メンバーが組織から外れた場合でも、そのメンバーが組織で作った議事録は組織に残ります。
  7. 組織管理者が本サービスで行った行為は、契約者の行為とみなします。
  8. 組織管理者は、組織の設定で、話者の区別、声の登録、名刺の機能を、組織として使うかどうかを切り替えられます（初期設定は「使う」です）。ただし、声の特徴量については、組織管理者が本人に代わって同意することはできません（第17条の2）。組織で「使わない」にしたときは、メンバーが登録した声の特徴量を直ちに削除します。

第7条（料金プラン）

  1. 料金プランは次のとおりです。金額は消費税を含む税込価格で、括弧内は税別の金額です。
区分プランお支払い料金（税込）料金（税別）月の利用時間
無料無料プラン－0円0円月10時間まで（期限なし。2026年11月9日から。それまでは従前の無料トライアル（登録から1か月・月3時間））
個人個人プラン月払い月額2,200円月額2,000円上限なし（第10条）
法人ビジネスプラン月払い1席あたり月額2,200円1席あたり月額2,000円上限なし（第10条）
法人ビジネスプラン年払い1席あたり年額23,760円（1か月あたり1,980円）1席あたり年額21,600円（1か月あたり1,800円）上限なし（第10条）
  1. 個人プランは月払いのみで、年払いのお取扱いはありません。年払いは、ビジネスプランでのみお選びいただけます。
  2. ビジネスプランは2席以上でお申し込みいただけます（1席のみでのご利用はできません。お一人でお使いの場合は個人プランをご利用ください）。ご登録の席数が2席に満たない場合も、最低2席分（月払いの場合は税込4,400円／税別4,000円、年払いの場合は税込47,520円／税別43,200円）を請求します。席数の上限はありません（誤操作を防ぐための内部上限を設けています）。
  3. 月払いの料金は、毎月1日時点の席数に1席あたりの金額を掛けて計算します。月の途中で席を追加した場合は、第11条のとおり日割りで請求します。
  4. 年払いは、契約の開始日からの12か月分を一括で前払いいただくものです。年払いの1席あたりの金額は、月払いの金額より低く設定しています。この差額は、12か月間継続してご利用いただくことを条件とした割引であり、契約期間の途中で解約された場合または席数を減らされた場合の取扱いは、第11条の2に定めます。
  5. 表示する金額には消費税を含みます。当協会は、適格請求書発行事業者（登録番号 T8120005025361）として、適格請求書（インボイス）を発行します。
  6. 料金を改定する場合は、第31条の手続きに従います。

第8条（支払い）

  1. クレジットカード払いは、決済代行会社Stripeを通じて行います。カード番号は当協会のサーバーでは受け取らず、保存もしません。
  2. 月払いの料金の区切りは暦月（毎月1日から末日まで）です。
    • 申込み時に、申込み月の残り日数に応じた日割りの料金を請求します。
    • 翌月以降は、毎月1日に、その月の1か月分の料金を請求します。
    • 年払いの場合は、暦月ではなく、契約の開始日からの12か月を1つの契約期間とし、お申し込みの時に12か月分を一括で請求します。 更新および中途解約の取扱いは、第11条の2に定めます。
  3. 法人の請求書払いは、当協会が承諾の通知を送った後、当月末締め・翌月末日払い（金融機関の休業日の場合は翌営業日）とし、振込手数料は契約者の負担とします。
  4. カード決済ができなかった場合、当協会は数日おきに再度決済を試みます。最初の決済失敗から14日たっても支払いが確認できない場合は、本サービスの利用を停止することがあります。
  5. 支払いが遅れた場合は、年14.6%の割合による遅延損害金をお支払いいただきます。
  6. 月の途中での解約やプラン変更について、日割りの返金はしません。ただし、当協会の責めに帰すべき事由がある場合、第22条第4項の場合、および年払いについて第11条の2に定めがある場合は除きます。

第9条（無料プランとキャンペーンコードによる割引）

本サービスには、無料でお使いいただける仕組みが2つあります。内容が異なりますので、ご注意ください。

1　無料プラン（クレジットカードの登録は不要）

  1. どなたでも、クレジットカードを登録せずに、本サービスを無料でお使いいただけます。
  2. 条件は次のとおりです（2026年11月9日から。それまでは、従前の無料トライアル（登録の日から1か月・月3時間まで）の条件によります）。
    • 利用できる量：月10時間まで（毎月1日にリセット）
    • 利用できる期間：期限はありません
    • 1つのメールアドレスにつき1アカウントまで
  3. その月の時間を使い切ると、新しい録音はできなくなります（そのとき録音している会議は、最後まで議事録を作ります）。クレジットカードを登録していないため、有料プランへ自動で切り替わることはなく、料金が発生することもありません。
  4. 無料プランで作った議事録は、有料プランに申し込めばそのまま使えます。
  5. 無料プランを重ねて受けるために、複数のメールアドレスで登録することは禁止します。
  6. 無料プランには、有料プランの一部の機能が使えない場合があります。当協会は、無料プランの内容を、事前のお知らせのうえ変更・終了することがあります。2026年10月9日以後に削除の予定日が来る無料トライアルのデータは削除せず、無料プランに引き継ぎます。

2　キャンペーンコードによるお申し込み月の割引（クレジットカードの登録が必要）

  1. 当協会が個別にお知らせするキャンペーンコードを申込み画面で入力すると、お申し込み月の月額（日割り分）が、そのコードに定める割合で割り引かれます（割合が100%の場合、お申し込み月は0円になります）。クレジットカードの登録は申込み時に必要です。
  2. 割引の対象は、お申し込みの日からその月の末日までの料金（日割り）です。月の後半にお申し込みの場合、割り引かれる金額は日割りのため少額になります。（例：9月28日にお申し込みの場合、対象は9月分の日割り料金だけです。）
  3. 翌月1日からは、割引のない通常のプラン料金（月額＋消費税）として、1か月分の料金を毎月1日に請求します。 当協会は、割り引かれる金額と、翌月1日から請求が始まることを、申込み画面と最終確認画面に表示します。
  4. お申し込み月の利用時間の上限は、第10条第2項のとおり、日数に応じた日割りとなります。
  5. お申し込み月の末日までにカスタマーポータルから解約した場合、翌月以降の料金は発生しません。お申し込み月の割引後の料金は、解約しても発生します（割合が100%の場合は0円です）。
  6. キャンペーンコードごとに、対象のプラン、割引の割合、使える人数、有効期限、初めてのお申し込みに限るかどうかを定めます。これらの条件は、コードをお伝えするときに併せてご案内します。条件を重ねて受けるためにアカウントを作り直すことは禁止します。発覚した場合、当協会は通常の料金を請求できます。
  7. キャンペーンコードは、当協会がコードごとに対象として定めたプランについてのみご利用いただけます。無料プランは、キャンペーンコードの対象外です。

第10条（利用時間の考え方と公正なご利用）

  1. 「利用時間」は、第2条第9号のとおり、文字起こしの対象になった音声の長さです。当協会は、ご利用の状況の把握、障害への対応、不正利用の防止のために、利用時間を記録します。
  2. 有料プラン（個人プラン・ビジネスプラン）では、月の利用時間に上限を設けていません。 月ごとの上限、翌月への繰り越し、時間の追加購入といった仕組みはありません。
  3. 無料プランの利用時間は、第9条第2項のとおりです。無料プランでは、毎月1日の0時（日本時間）に利用時間がリセットされ、使わなかった時間を翌月に繰り越すことはできません。上限に達すると、新しい録音・文字起こしを始められなくなります（すでにある議事録の閲覧、編集、共有、出力、カレンダー連携は、引き続きお使いいただけます）。録音や文字起こしの処理中に上限に達した場合、その音声は最後まで処理します。超過した分は当協会が負担します。
  4. 組織管理者は、メンバーごとに利用時間の上限を設定できます。これは契約者が組織の運用のために設けるものであり、当協会が定める上限ではありません。
  5. （公正なご利用について） 第2項の定めは、1つのアカウント（ビジネスプランでは1席）を、お一人の利用者が、通常の業務のなかで会議の記録にお使いいただくことを前提としています。当協会は、本サービスの安定した提供と、他の利用者のご利用環境を守るため、次のいずれかに当たる場合には、契約者にご連絡し、ご利用の状況について協議をお願いすることがあります。
    • 1つのアカウント（1席）の利用時間が、1か月あたり100時間を大きく超える状態が続いている場合
    • 1つのアカウント（1席）が、第5条第3項および第15条第6号に反して複数の方で共用されていると認められる場合
    • 会議の記録以外の目的（放送、音楽、既存の録音物の一括変換など）に継続してお使いいただいていると認められる場合
    • 当協会のシステムまたは委託先のサービスに、他の利用者のご利用を妨げる負荷が生じている場合
  6. 前項の協議によっても状況が改善されない場合、当協会は、30日前までに電子メールでお知らせしたうえで、ご利用の内容に応じた個別のお見積りの提示、ご利用形態の変更のお願い、または第23条に定める措置をとることがあります。前項各号に当たることのみを理由として、事前のお知らせなく文字起こしを停止したり、利用時間に上限を設けたりすることはありません。
  7. 当協会は、第5項第1号の時間を変更する場合、変更の30日前までに、本サービスの画面への掲載および電子メールでお知らせします。

第11条（プラン・席数の変更）

  1. 上位のプランへの変更と席数の追加は、手続きの完了後すぐに反映します。月払いの場合、差額は、その月の残り日数に応じて日割りで請求します。年払いの場合は、第11条の2第8項のとおりです。
  2. 下位のプランへの変更と席数の削減は、翌月1日から反映します。月払いの場合、当月分の返金はしません。年払いの場合は、第11条の2のとおり精算し、差額を返金します。
  3. 個人プランから法人プランの組織に移る場合、それまでに作った議事録を組織に引き継ぐかどうかは、利用者が画面で選べます。引き継いだ議事録は、第6条第2項により組織管理者が閲覧できるようになります。

第11条の2（年払いの契約期間・更新・中途解約）

  1. 年払いの契約期間は、契約の開始日から12か月です。年払いは、ビジネスプランでのみお選びいただけます（第7条第2項）。
  2. 年払いの契約は、契約期間が満了する日に、同じ内容で自動的に更新されます。 更新を希望されない場合は、満了する日の前日までに、Webの「設定 → ご契約とお支払い」にあるカスタマーポータルからお手続きください。当協会は、契約期間が満了する日の30日前および7日前に、更新の予定日と更新後にお支払いいただく金額を、登録されたメールアドレスにお知らせします。
  3. 年払いの1席あたりの金額（第7条第5項）は、12か月間継続してご利用いただくことを条件とした割引価格です。契約期間の途中で解約された場合、または席数を減らされた場合、当協会は、解約または減少の対象となる席について、ご利用いただいた期間の対価を月払いの金額（第7条第1項）で計算し直し、前払いいただいた金額との差額を返金します。
  4. 前項の計算は、次のとおり行います。
    • ご利用いただいた期間は、契約の開始日が属する月から、解約または席数の減少の効力が生じる月までを、暦月の単位で数えます（1か月に満たない期間も1か月として数えます）。
    • 返金する額 ＝ 前払いいただいた金額 −（月払いの1席あたりの金額 × 対象の席数 × 前号の月数）
    • 計算した額が0円以下になる場合、返金はありません。この場合でも、当協会が契約者に追加の金額を請求することはありません。
    • 計算の例：ビジネスプランを10席・年払いでご契約になり、3か月目に解約された場合。前払いいただいた金額は237,600円（税込）、ご利用いただいた期間の対価は2,200円（税込）×10席×3か月＝66,000円（税込）、返金する額は171,600円（税込）となります。
  5. 第3項の計算し直しは、解約に伴う損害賠償や違約金ではなく、割引の条件が満たされなくなったことによる対価の計算し直しです。当協会は、年払いについて、解約料および違約金をいただきません。 契約者から求められた場合、当協会は、計算の根拠をご説明します。
  6. 当協会は、第3項の返金を、お申し出から10営業日以内に、お支払いいただいた方法（クレジットカード払いの場合は同じカード）へ返金します。返金にあたって、当協会が手数料をいただくことはありません。
  7. 次のいずれかに当たる場合は、第3項の計算し直しを行わず、残りの契約期間に対応する金額を日割りで計算して返金します。
    • 当協会の責めに帰すべき事由により、利用契約が終了した場合
    • 第22条第4項により、本サービス全体を終了する場合
    • 第31条により料金を値上げし、契約者が効力の生じる日までに解約した場合
    • 当協会が本規約を変更し、契約者がこれに同意しないことを理由として解約した場合
  8. 席数を変更する場合の取扱いは、次のとおりです。
    • 席数を増やす場合：手続きの完了後すぐに反映します。追加した席の料金は、年払いの1席あたりの金額を、契約期間の残りの月数に応じて日割りで計算して請求します。追加した席の契約期間の満了日は、元の契約期間の満了日と同じです。
    • 席数を減らす場合：お申し出のあった月の翌月1日に効力が生じます。 減らした席については、第3項および第4項により精算し、差額を返金します。
    • 減らした後の席数は、2席を下回ることはできません（2席を下回る場合は、契約全体の解約となります）。
  9. 年払いの契約については、第8条第6項および第24条第2項のうち日割りの返金をしない旨の定めは、適用しません。
  10. 当協会は、年払いのお申し込みを受ける画面において、お支払いいただく総額（税込）、契約期間、自動更新があること、更新後の金額、および本条に定める中途解約の精算方法を表示します。

第12条（録音と参加者への告知・同意）

  1. 利用者は、録音を始める前に、会議の参加者全員に次のことを伝え、法令上必要な場合には同意を得なければなりません。
    • HANALOGで録音すること
    • 文字起こしとAIによる要約を行うこと
    • その処理のために、国外を含む外部の事業者に音声や文字データを送ること
    • 話者の区別をする場合は、話し手を見分けるために声の特徴を計算すること（会議の中の声の特徴は、処理が終わったら捨て、保存しません）

告知文は、本サービスの画面にあるコピー機能で用意できます。

  1. オンライン会議を録音する場合、オンライン会議サービス上では、他の参加者に録音中であることが表示されません。利用者は、必ず口頭やチャットなどで録音することを伝えてください。また、使っているオンライン会議サービスの規約で、録音が制限されていないかを確認してください。
  2. 次のような会議では、利用者は、関係する法令と契約（秘密保持契約を含みます）に従って、必要な告知や同意の取得などを自分の責任で行ってください。
    • 社外の方（取引先、顧客、採用の応募者など）が参加する会議
    • 病歴など、配慮が必要な個人情報が話される会議
    • 国外の参加者がいる会議（国や地域によっては、参加者全員の同意が法律で必要です）
  3. 利用者が前各項に違反したことで第三者と紛争になった場合、利用者は自分の責任と費用で解決するものとします。これによって当協会に損害（合理的な範囲の弁護士費用を含みます）が生じた場合は、当協会の責めに帰すべき事由による部分を除き、利用者が賠償します。

第13条（カレンダー連携）

  1. 利用者は、自分のGoogleアカウントを連携させることで、その日の予定の一覧から録音を始められます。連携するかどうかは利用者が選べます。
  2. 当協会がカレンダーから読み取るのは、予定の件名、日時、出席者（氏名とメールアドレス）、オンライン会議のURLだけです。読み取りは閲覧のみで、予定の作成・変更・削除は行いません。
  3. 読み取った予定そのものは保存しません。 画面を開いている間だけ表示します。ただし、利用者が予定から録音を始めた場合に限り、その議事録の会議名、日時、参加者として、議事録の一部として保存します。
  4. 当協会は、カレンダーから取得した情報を、前項の目的以外には使いません。広告に使うことも、第三者に販売することも、AIモデルの学習に使うこともありません。当協会は、Google APIから取得した情報の取扱いについて、Google API Services User Data Policy（Limited Use の要件を含みます）に従います。
  5. 連携は、本サービスの設定画面またはGoogleアカウントの設定から、いつでも解除できます。解除しても、それまでに作った議事録は残ります。
  6. カレンダー連携は、Googleの審査や仕様変更により、一時的に使えなくなったり、内容が変わったりすることがあります。カレンダー連携が使えない場合でも、録音、文字起こし、議事録、アクションの機能は使えます。

第14条（利用者どうしの自動の結びつき）

  1. 本サービスには、会議の参加者として登録されたメールアドレスが、ほかの契約者や組織に所属するHANALOGの利用者のアカウントのメールアドレスと一致した場合に、その会議の記録とその利用者を自動で結びつける機能があります。
  2. この結びつきによって相手の画面に表示されるのは、その利用者が自分で登録したプロフィール情報（表示名、役職、会社名・組織名）だけです。
  3. 次のものは、相手には一切渡しません。
    • 議事録、文字起こし、要約、音声などの会議の内容
    • プロフィールの写真
    • メールアドレス以外の連絡先、利用状況、所属組織の他のメンバーの情報
  4. 利用者は、アカウントの登録時と設定画面で、この機能を利用するかどうか（自分のプロフィール情報を、会議で同席したほかの利用者に表示してよいかどうか）を選べます。利用しない設定にした場合、その利用者のプロフィール情報は他の利用者には表示されません。 組織管理者は、組織全体でこの機能を停止できます。
  5. 利用者は、プロフィール情報に、他人の情報や、外部に知られては困る情報を登録しないでください。
  6. 利用者は、この機能で知った他の利用者のプロフィール情報を、名簿の作成、営業リストへの転用、その他本サービスの利用と関係のない目的に使ってはいけません。

第15条（禁止事項）

利用者は、次の行為をしてはいけません。

  1. 参加者に知らせずに、または法令上必要な同意を得ずに、会話を録音すること
  2. 自分が参加していない会議や会話を、当事者に知られないように録音すること
  3. 法令、裁判所の命令、契約（秘密保持契約、オンライン会議サービスの規約などを含みます）に違反して、録音やアップロードをすること
  4. 第三者の著作権、プライバシー、名誉、その他の権利や利益を侵害すること
  5. 他人になりすますこと、または虚偽の情報（プロフィール情報を含みます）を登録すること
  6. アカウント、アクセストークン、閲覧リンクを、認められた範囲を超えて第三者に使わせること。1席を複数人で共用すること
  7. お試しを重ねて受けるなど、不正な目的で複数のアカウントを作ること
  8. 第14条第6項に違反して、他の利用者のプロフィール情報を収集・転用すること
  9. 自分に利用権限のないカレンダーを連携させること
  10. 本サービスへの不正アクセス、過度な負荷をかける行為、脆弱性を探る行為（当協会が書面で認めた場合を除きます）
  11. 公開APIの利用制限を回避すること、または自動的な手段で大量にデータを取得すること
  12. 法令で認められる場合を除き、本サービスのリバースエンジニアリングなどを行うこと
  13. 当協会の書面による承諾なく、本サービスを再販売したり、第三者に提供したりすること
  14. 委託先のAI事業者の利用ポリシーで禁止されている用途に、本サービスを使うこと
  15. 反社会的勢力に利益を与えること
  16. 自分または自らの組織が正当な利用権限を持たないCRMサービスのアカウントを連携させること、権限の範囲を超えてデータを取得または送信すること
  17. 前各号に準じる行為

第16条（利用者データの権利）

  1. 議事録、文字起こし、AI出力を含む利用者データの著作権その他の権利は、当協会には移りません。AI出力に権利が生じる場合、その権利は契約者（法人プランでは契約者、個人プランでは利用者本人）に帰属し、当協会は権利を主張しません。
  2. AI出力は、著作物として保護されない場合があります。当協会は、AI出力が著作物として保護されることを保証しません。
  3. 利用者は、本サービスの提供、保守、障害対応、不正利用の防止、法令への対応に必要な範囲で、当協会と委託先が利用者データを複製・保存・送信・加工（文字起こしや要約を含みます）することを、無償で許諾します。この許諾は、利用者データが削除されると終わります。ただし、法令に基づいて保存する場合は除きます。
  4. 利用者は、利用者データを本サービスで扱う正当な権限を持っていることを保証します。
  5. 利用者が作ったテンプレートと辞書の権利は利用者に、当協会が提供するテンプレートと業種のひな形の権利は当協会に帰属します。
  6. 本サービスのソフトウェア、画面、名称「HANALOG」などの権利は、当協会または正当な権利者に帰属します。
  7. 利用者は、参考資料として添付するPDFや指定するURLについて、その内容を本サービスで利用すること（当協会のサーバーによる取得と保存、委託先でのAI処理を含みます）が、著作権者などの権利者から許されている範囲で指定するものとします。

第17条（当協会による利用者データの取扱い）

  1. 当協会は、利用者データを本サービスの提供のためだけに使います。当協会でも委託先でも、AIモデルの学習には使いません。
  2. 当協会の職員が利用者データの中身を見るのは、次の場合に限ります。
    • 利用者から依頼や同意があった場合
    • 障害やセキュリティ事故への対応に必要な場合
    • 法令に基づく場合
    • 重大な規約違反の調査に必要な場合

職員が閲覧するときの手順と記録は、別紙F に定めます。

  1. プロフィールで選んだ業種と、利用者が登録した辞書（「要確認」の語から登録した組織辞書を含みます）は、その利用者（組織）の文字起こしの精度を上げるため、業界用語のヒントとして文字起こしの委託先に送ります。他の利用者のためには使いません。
  2. 利用者データに含まれる個人データについて、当協会は、契約者から取扱いの委託を受けた立場で扱います。詳しくはプライバシーポリシーに定めます。
  3. 当協会は、利用者データを秘密として扱います。本規約とプライバシーポリシーで定める場合を除き、第三者に開示しません。
  4. 当協会は、本サービスの改善と使い方のご案内のため、当協会のサーバーの中で、利用状況（利用時間、ログインの頻度）と機能の利用の記録（どの画面・機能をいつ使ったか）を記録します。外部の解析ツールは使いません。これらの記録には、会議の内容は含みません。

第17条の2（任意の機能と本人の同意）

  1. 話者の区別は、録音する利用者本人が同意した場合に限り、その利用者の録音で動きます。声の登録と照合は、その声の本人が同意した場合に限り動きます。 同意は、同意画面または設定画面で行います。組織管理者や契約者が本人に代わって同意することはできません。
  2. 本人は、設定画面からいつでも同意を取り消せます。取り消したとき、当協会はその本人の声の特徴量を直ちに削除します（バックアップからは第25条第4項の期間内に消えます）。
  3. 同意しない場合や取り消した場合でも、本サービスのほかの機能は使えます。
  4. 録音対象者の声の特徴量は、その会議の処理の中だけで計算し、処理が終わったら捨てます。会議をまたいで保存したり照合したりしません。
  5. 機能ごとの詳しい条件は、別紙に定めます。

第18条（AI出力の性質と利用者による確認）

  1. AI出力は自動で作られるため、次のような誤りを含むことがあります。
    • 聞き間違いや変換の誤り
    • 話者の取り違え
    • 話されていない内容が加わる、または重要な発言が抜ける
    • 人名、社名、数字、金額、日付、期限、担当者の誤り
    • 雑音、同時の発言、方言、専門用語による精度の低下
  2. 利用者は、AI出力を使う前に、特に人名、数字、金額、期限、担当者、決定事項を自分で確認し、必要に応じて修正してください。 社外に送る場合や、契約・人事などの判断材料にする場合は、必ず確認してください。
  3. 当協会は、AI出力が正確で漏れがないことを保証しません。利用者が確認しないままAI出力を使って生じた損害について、当協会は、当協会の責めに帰すべき事由がある場合を除き、責任を負いません。
  4. 音声は、原則として文字起こしの3日後に削除されます。あとで音声と照らし合わせる必要がある場合は、録音のときに「録音を保存」を選んでください（最長30日間保存します）。
  5. 話し手を特定できない発言では、AI出力の主語を省きます。アクションの担当者や発言者の名前は、話者の区別や参加者の情報などの根拠があるときだけ表示します。

第19条（共有機能と閲覧リンク）

  1. 利用者は、議事録を次の範囲で共有できます。
    • 組織内の特定のメンバー
    • 組織全体
    • 閲覧リンク（次項以下）
  2. 利用者は、本サービスの機能により、議事録を閲覧できるURL（以下「閲覧リンク」といいます。）を発行できます。閲覧リンクを知る者は、本サービスのアカウントの有無にかかわらず、その議事録を閲覧できます。
  3. 閲覧リンクの有効期限は、発行するときに、当協会が定める日数（最長30日）または無期限から選びます。無期限を選んだ閲覧リンク（以下「無期限の閲覧リンク」といいます。）は、次項により無効になるまで閲覧できます。
  4. 閲覧リンクは、次のいずれかに当たるときに無効になります。
    • (1) 発行した利用者が無効にしたとき
    • (2) 有効期限が過ぎたとき
    • (3) 対象の議事録が削除されたとき
    • (4) 発行した利用者が組織から外れたとき、または本サービスを退会したとき
    • (5) 組織管理者が次項の設定により閲覧リンクの発行または無期限の閲覧リンクの発行を禁止したとき（禁止された種類の閲覧リンクに限ります。）
    • (6) 本サービスの利用契約が終了したとき（第25条第6項）
  5. 組織管理者は、組織の設定により、組織の利用者による閲覧リンクの発行、または無期限の閲覧リンクの発行を禁止できます。
  6. 議事録には、会議の参加者の氏名・発言その他の情報が含まれます。利用者は、閲覧リンクを発行・共有する前に、共有する相手と必要性を確かめ、必要がなくなったときは速やかに無効にしてください。無期限の閲覧リンクは、無効にするまで閲覧できる状態が続くため、特に注意してください。
  7. 利用者は、閲覧リンクを誰にどこまで知らせるかを管理する責任を負います。URLが転送されたり漏れたりすると、第三者も閲覧できます。不要になったリンクは、すぐに無効にしてください。発行者は、閲覧リンクを知った者は誰でも当該議事録を閲覧できることを理解したうえで共有先を管理し、閲覧リンクが不要となった場合または意図しない者に伝わったおそれがある場合には、速やかに当該閲覧リンクを無効にするものとします。
  8. 利用者が閲覧リンクを共有したこと、またはそのURLが第三者に知られたことにより生じた損害について、当協会は、当協会の責めに帰すべき事由による場合を除き、責任を負いません。
  9. 当協会は、閲覧リンクのページが検索エンジンに表示されないようにする措置をとります。
  10. 閲覧リンクをチャットやSNSに貼ると、リンクのプレビューに会議名と有効期限が表示されることがあり、そのために外部のサーバーがリンク先を取りに来ることがあります。プレビューには、要約や議事録の本文は表示しません。

第20条（公開API・アクセストークン・MCP連携・CRM連携）

  1. 公開APIは読み取り専用です。利用条件（アクセス回数の制限など）はAPIの説明書に定めます。アクセストークンで読めるのは、そのトークンを発行した利用者自身が画面で見られる議事録だけです（組織管理者であっても、共有されていない他人の議事録はAPIでは読めません）。
  2. 利用者は、アクセストークンをパスワードと同じように厳重に管理してください。プログラムのコードや公開の場所に書かないでください。不要になったらすぐに無効にし、漏れたおそれがある場合は、すぐに無効にしたうえで当協会に連絡してください。
  3. アクセストークンを使ったアクセスは、発行した利用者によるアクセスとみなします。ただし、当協会の責めに帰すべき事由による場合は除きます。
  4. 利用者がMCP連携などで外部のAIサービス（以下「外部サービス」）とHANALOGをつなぐと、議事録の内容が外部サービスに送られます。 この送信は利用者の指示によるもので、外部サービスでのデータの扱いは、その事業者の規約によります。組織管理者は、組織でのAPIとMCP連携の利用を制限できます。外部のAIサービスからOAuthによる認可でつなぐ場合（AIコネクタ）、利用者は、本サービスの設定画面または外部サービスの設定から、いつでも認可を取り消せます。
  5. 当協会は、事前にお知らせしたうえで、APIとMCP連携の仕様を変更または終了することがあります。緊急の場合は、事前のお知らせを省くことがあります。
  6. 契約者（法人プランでは組織管理者）は、本サービスとCRMサービスとを連携させることができます。連携するかどうかは契約者が選べます。連携には、契約者がCRMサービスで発行した連携トークンを、本サービスの設定画面に登録していただきます。CRM連携を使えるプランは、本サービスの画面に掲載します。
  7. CRM連携でやり取りするのは、人物名簿の情報（姓、名、社名、役職、メールアドレス、および契約者が対応づけた項目）に限られます（人物名簿の表示名は同期しません）。議事録の本文、文字起こし、要約、音声、他の利用者のプロフィール情報は送信しません。 また、当協会がCRMサービスに接続するのは、コンタクト（人物）の情報と、コンタクトの社名の欄が空のときに限り、そのコンタクトに関連付けられた会社の名前、およびその会社を特定するために必要な情報（会社の識別子、主たる関連付けであるかどうかの別）に限られます。関連付けられた会社が複数あるときは、主たる関連付けの会社（無いときは最初に取得した1社）の名前を使います。会社の情報は読み取るだけで、会社を作ったり、直したり、消したりはしません。会社の名前以外の項目（住所、電話番号、ドメインなど）は取得せず、会社の識別子も保存しません。 読み取った会社の名前は、人物名簿の社名として保存します。読み取った名前をCRMサービスの会社に書き戻すことはありません（そのあとに契約者が人物名簿の社名を変えた場合など、次項の同期でコンタクトの社名の欄が書き換わることはあります。会社そのものは変わりません）。会社の名前を読み取れないときは、社名の同期そのものを行いません。取引その他のオブジェクトには接続しません。ただし、契約者（法人プランでは組織管理者）がアクションの同期を別に有効にした場合に限り、当協会は、議事録で確定したアクションを、CRMサービスのタスクとして送信します。送信する項目は、タスクの題（500字まで）、メモと議事録へのリンク、期限、完了の状態、優先度、担当（担当者のメールアドレスがCRMサービスの担当者と一致したときだけ）、および関連付け（その議事録の参加者のうち、人物名簿でCRMサービスのコンタクトと対になっている方と、その方の会社）に限られます。AIが提案しただけのアクションは送りません。法人プランでは、組織に共有した議事録のアクションだけを送ります。CRMサービスからは、タスクの完了の状態と、担当者の一覧（メールアドレスで担当を合わせるため）を取得します。文字起こし、要約、音声、議事録の本文は送信しません。 アクションの同期の初期設定は無効です。契約者は、連携トークンを発行する際、コンタクトの参照・作成・更新と、会社の参照に必要な最小限の権限を設定してください（会社の参照を許さない場合、CRM連携はそのまま使えますが、会社の名前は人物名簿に入りません）。
  8. CRM連携は、人物名簿とCRMサービスの双方の情報を突き合わせ、最終更新日時が新しいほうの値を採用します。そのため、同期を実行すると、CRMサービスに既に保存されている値、または人物名簿に既に保存されている値が、上書きされることがあります。 契約者は、実行前に画面で差分の内容をご確認ください。ただし、第13項の自動実行を有効にした場合、当該確認は行われません。なお、人物名簿で情報を削除しても、CRMサービスのコンタクトは削除されません（その逆も同様です）。
  9. 法人プランでは、人物名簿は組織内で共有されます。CRMサービスから取得した情報も、組織のメンバーが閲覧できるようになります。CRMサービス側で閲覧できる範囲を限定している場合でも、本サービスでは当該限定は引き継がれません。
  10. CRM連携は、契約者の指示に基づいて、契約者自身が管理するCRMサービスのアカウントへデータを送信し、またはそこからデータを取得するものです。 当協会は、CRMサービスの提供者に業務を委託するものではありません。CRMサービスに送信された後の当該データの取扱いは、契約者とCRMサービスの提供者との契約によるものとし、当協会は、当協会の責めに帰すべき事由がある場合を除き、責任を負いません。なお、本項は、当協会が行う送信・取得の処理そのものについて当協会が負う責任を制限するものではありません。
  11. 契約者は、CRM連携を使う前に、および第13項の自動実行またはアクションの同期（第7項ただし書き）を有効にしている間は継続して、次のことを自らの責任で確認し、必要な対応を行うものとします。
    • 人物名簿に登録された方の個人データをCRMサービス（外国にある事業者が提供するものを含みます）へ提供することについて、個人情報の保護に関する法律第28条に定める手続（本人の同意を得る方法によるときは同条第2項の規定による情報提供を、同条第1項括弧書きの基準に適合する体制を整備している者への提供による方法によるときは、同条第3項に定める相当措置の継続的な確認および本人の求めに応じた情報提供を含みます）を履行していること
    • 日本国外の法令（一般データ保護規則（GDPR）を含みます）が適用される場合には、当該法令上必要な対応を行っていること
    • CRMサービスの利用権限を正当に有し、連携させるアカウントが契約者自身の管理下にあること
    • CRMサービスの提供者との間で、当該個人データの取扱いに関する必要な取り決め（データ処理に関する契約を含みます）ができていること
    • 人物名簿に要配慮個人情報が含まれないこと、および要配慮個人情報に当たる項目をCRMサービスの項目と対応づけていないこと
    • 自動実行を有効にしている間は、人物名簿に新たに登録される方および内容が変更される方についても、前各号の事項が満たされていることを、契約者が定期的に確認すること
    • 自動実行を有効にする場合は、契約者が個別に確認することなく上書きが行われることについて、組織の内部で必要な承認を得ていること
  12. CRM連携による送信と取得は、契約者（法人プランでは組織管理者）が画面で対象と内容を確認したうえで実行したときに行われます。ただし、契約者が次項の自動実行を有効にした場合に限り（アクションの同期は、次項第1号のとおり行います）、当協会は、契約者の当該指示に基づき、契約者に代わってこれを定期的に実行します。連携トークンは暗号化して保存し、画面には再び表示しません（末尾4文字のみを表示します）。連携トークンが漏えいしたおそれがある場合、契約者は、直ちにCRMサービスの管理画面で当該トークンを無効化し、第29条の窓口へご連絡ください。
  13. （CRM連携の自動実行）
    1. 契約者（法人プランでは組織管理者）は、本サービスの設定画面で、CRM連携を自動的に実行する設定（以下「自動実行」といいます）を有効にすることができます。自動実行の初期設定は無効であり、契約者が自ら有効にしないかぎり、当協会が自動で送信・取得を行うことはありません。自動実行を有効にすることができるのは、本項を含む版の本規約について同意の操作を行った契約者（法人プランでは、同意の操作を行った組織管理者）に限ります。 アクションの同期（第7項ただし書き）は、自動実行とは別の設定です。アクションの同期を有効にしている間は、自動実行の有無にかかわらず、当協会は、契約者があらかじめ指示したものとして、アクションを作った・変えた後と、本サービスの画面に掲載する時刻（現在は毎朝8時）に、個別に契約者の確認を求めることなく、第7項ただし書きの送信と取得を行います。CRMサービスでタスクを完了または未完了にすると、本サービスのアクションにも反映されます。 本サービスでアクションや議事録を削除しても、CRMサービスに送ったタスクは削除されません。アクションの同期を使う場合、契約者は、連携トークンに、担当者（オーナー）の参照の権限も設定してください（タスクの作成・更新・参照は、HubSpotでは第7項のコンタクトの権限で行えます）。担当者の参照を許さない場合、タスクは担当者を空にして送ります。当協会は、自動実行を有効にする画面で、前項各号の事項および本項の内容を表示して確認を求め、確認の内容、日時、実行した者および本規約の版を記録として保存します。自動実行を無効にしたときも同様とします。アクションの同期を有効にできるのは、版2026-10-09以降に同意した契約者に限ります。
    2. 自動実行を有効にした場合、当協会は、契約者があらかじめ指示したものとして、本サービスの画面に掲載する時刻に、第7項から第11項までの定めに従って送信と取得を実行します。この実行にあたり、当協会が個別に契約者の確認を求めることはありません。 当協会は、実行する時刻を変更する場合、変更の7日前までに、本サービスの画面への掲載および電子メールでお知らせします。
    3. 自動実行による送信と取得においても、第8項の定めに従い、最終更新日時が新しいほうの値を採用します。そのため、自動実行を有効にしている間は、契約者が個別に確認することなく、CRMサービスに既に保存されている値、または人物名簿に既に保存されている値が、上書きされることがあります。 契約者は、このことを理解したうえで自動実行を有効にするものとします。
    4. 自動実行では、CRMサービスのコンタクトのうち、既に人物名簿と対応づけられているものの更新のみを行います。CRMサービスに新しいコンタクトを作成することはありません。 CRMサービスに新しいコンタクトを作成する場合は、契約者が画面で対象と内容を確認したうえで実行してください。
    5. 当協会は、自動実行を行ったときは、実行した内容（作成・更新した件数と、変更した項目の内容を含みます）を、契約者（法人プランでは組織管理者。複数いる場合はその全員）に電子メールで通知し、あわせて本サービスの画面に記録として残します。 ただし、変更する内容がなかったときは、通知を省くことがあります。この通知は、本サービスの重要なお知らせとして送るものであり、配信を止めることはできません。
    6. 自動実行によって上書きされた値を、本サービスの機能によって元に戻すことはできません。 契約者は、必要に応じて、あらかじめCRMサービスおよび人物名簿の情報を保全してください。
    7. 契約者は、本サービスの設定画面から、いつでも自動実行を無効にすることができます。無効にした後は、次回以降の自動実行を行いません。
    8. 当協会は、次のいずれかに当たる場合、自動実行を一時的に停止することができます。この場合、当協会は、その旨と理由を第5号の方法により契約者に通知します。
    9. 連携トークンが失効し、または無効となった場合
    10. CRMサービスの障害、仕様変更、接続回数の制限その他CRMサービスに起因する事由がある場合
    11. 本サービスの障害または保守の必要がある場合
    12. 第11項各号の事項が満たされていないことが明らかとなった場合その他不正な利用のおそれがある場合
    13. 当協会は、自動実行を行うつど、契約者が、自動実行で送受信する項目と上書きの方法（第7項本文・第8項・本項第2号から第4号）を最後に変更した版（現在は版：2026-09-17）の本規約について同意の操作を行っているかを確認します。同意がないときは、当協会は自動実行を行わず、その旨を第5号の方法により契約者に通知します。それより後の版に同意していないことのみを理由として、自動実行を止めることはありません。
    14. 当協会は、前2号の事由その他の事由により自動実行ができなかったときは、その旨を第5号の方法により契約者に通知します。
    15. 当協会は、契約者が設定した内容、CRMサービスの仕様変更、障害もしくは停止、連携トークンの失効その他当協会の責めに帰することができない事由によって、自動実行が行われ、または行われなかったことにより契約者またはCRMサービスに生じた結果について、責任を負いません。 本号は、当協会が行う送信・取得の処理そのものについて当協会が負う責任を制限するものではなく、また第27条の定めを変更するものではありません。
  14. 連携は、本サービスの設定画面からいつでも解除できます。解除すると、連携トークンと対応づけの記録（アクションとCRMサービスのタスクとの対応づけを含みます）を削除します。人物名簿、アクション、CRMサービスに既に保存されたデータ（送信済みのタスクを含みます）は、解除によって削除されません。
  15. CRM連携は、CRMサービスの仕様変更、停止、審査などにより、一時的に使えなくなったり、内容が変わったりすることがあります。この場合の当協会の責任は、第27条の定めによります。CRM連携が使えない場合でも、録音、文字起こし、議事録、アクションの機能は使えます。

第21条（委託先の利用と処理の場所）

  1. 当協会は、本サービスの提供および契約の管理のために、業務を委託先に委託します。委託先の名称、国、担当する業務は、プライバシーポリシーの「委託先一覧」に掲載します。
  2. 文字起こし、文字起こしの整形、要約、決定事項、アクション、タグの作成、名刺の読み取り、よみの推定などのAI処理は、委託先一覧に掲載する委託先のいずれかで、国内、米国またはカナダで行います（カナダで処理されるのは、委託先一覧に記載する委託先の設備で処理される場合です）。処理の速さ、安定性、混雑の状況、原価に応じて、当協会が自動で振り分けます。
  3. 個々の会議がどの委託先で処理されるかを、利用者が指定することはできません。米国またはカナダで処理される場合の取扱い（学習に使わないこと、保存期間、米国・カナダの個人情報保護制度、当協会が確認している措置）は、プライバシーポリシー第6条、第9条および委託先一覧に定めます。
  4. 当協会は、処理の品質・安定性・原価の改善のため、委託先を追加または変更することがあります。委託先を新たに加える場合、処理を行う国が増える場合、プライバシーポリシー第8条第1項の表にない業務の類型を委託する場合、または委託先が扱う主な情報の種類が増える場合は、その変更の時までに（変更に先立って、または変更と同時に）、委託先一覧を更新して本サービスのWebサイトに掲載し、登録された電子メールアドレスにお知らせします。処理を行う国が増える場合は、その国の名称と、その国の個人情報の保護に関する制度の情報をあわせて掲載します。名刺の機能は、プライバシーポリシー第6条の3第3項のとおり、組織管理者が同意した組織に限ります。委託先一覧に掲載している委託先の間で担当する業務や振り分けを変える場合、および委託先をやめる場合は、委託先一覧を更新し、その日付と内容を一覧の変更履歴に残します。

4の2. 前項前段の変更に同意できない契約者は、いつでも解約できます。この場合、解約料・違約金はいただきません。前項前段のお知らせの日から30日以内に解約された年払いの契約者には、解約の日以降の残りの期間を日割りで返金します。

  1. 第20条のCRM連携は、契約者の指示によるCRMサービスへの送信・取得であり、当協会からCRMサービスの提供者への業務の委託ではありません。したがって、CRM連携に関するかぎり、CRMサービスの提供者は、本条およびプライバシーポリシー第8条にいう委託先には含まれません。ただし、当協会が同じ事業者に自らの業務を委託する場合、その業務については委託先として取り扱います。

第22条（サービスの変更・メンテナンス・停止）

  1. 当協会は、本サービスの機能を追加、変更、廃止することがあります。利用者に重大な不利益がある変更は、30日前までにお知らせします。
  2. 定期メンテナンスは、原則として7日前までに、画面とメールでお知らせします。
  3. 次の場合、当協会は、事前のお知らせなく本サービスの全部または一部を止めることがあります。
    • システムの障害
    • 委託先のサービスの障害や停止
    • 天災や停電
    • 不正アクセスなどのセキュリティ上の緊急事態
    • 法令や行政の要請
  4. 本サービス全体を終了する場合は、3か月前までにお知らせし、利用者がデータを出力できる期間を設けます。前払いされた料金のうち、サービスを提供しない期間の分は返金します。
  5. 当協会は、稼働率を保証しません。
  6. 本条に基づく停止などで利用者に損害が生じた場合、当協会は、当協会の責めに帰すべき事由がある場合に限り、第27条の範囲で責任を負います。

第23条（当協会による利用停止・契約解除）

  1. 利用者が次のいずれかに当たる場合、当協会は、事前のお知らせなく、利用を一時的に止めることができます。
    • 本規約に違反した場合
    • 料金の支払いが遅れた場合
    • 登録情報に虚偽があった場合
    • 第28条の反社会的勢力に当たる場合
    • 不正利用を防ぐため、緊急の必要がある場合
  2. 重大な違反がある場合、または期間を定めて是正を求めても14日以内に是正されない場合、当協会は利用契約を解除できます。
  3. 利用契約が解除された場合、契約者は、未払いの料金をすぐに全額支払います。

第24条（契約者による解約）

  1. 契約者は、いつでもWebの「設定 → ご契約とお支払い」にあるカスタマーポータルから解約できます。スマートフォンアプリでは解約できません。
  2. 月払いの解約は、その月の末日に効力が生じます。 末日までは本サービスを使えます。日割りの返金はしません。年払いの解約は、お申し出のあった時に効力が生じ、第11条の2に従って精算し、差額を返金します。
  3. 法人の請求書払いの場合、解約の申し出は、解約したい月の前月末日までにお願いします。最低利用期間はありません。
  4. 解約料や違約金はありません。年払いの契約を契約期間の途中で解約された場合の精算（第11条の2）は、ご利用いただいた期間の対価を計算し直すものであり、解約料や違約金ではありません。
  5. アカウントの削除（退会）は、解約とは別に、設定画面から行えます。退会すると、第25条に従ってデータを削除します。
  6. 解約や退会の方法がわからない場合は、第29条の窓口にご連絡ください。当協会が案内します。

第25条（契約終了後のデータ削除）

  1. 音声は、契約中かどうかにかかわらず、文字起こしの完了から3日後に自動で削除します。「録音を保存」を選んだ場合は、録音から最長30日で削除します。
  2. 文字データ（文字起こし、議事録、参考資料、人物名簿とその項目、テンプレート、辞書など）は、契約の終了日から30日たった時点ですべて削除します。30日以内に再契約した場合は、削除を取り消します。この30日の間は、ログインして閲覧と出力だけができ、新しい録音はできません。
  3. 削除したデータは元に戻せません。必要な議事録は、事前にWordやPDFで出力して保存してください。
  4. バックアップからは、削除の日から最長94日以内に消えます。
  5. 利用台帳（利用時間と原価の記録）、操作ログ、請求に関する記録は、法令上の保存義務、不正利用の防止、紛争への対応のため、プライバシーポリシーで定める期間保存します。これらには、議事録の中身は含みません。
  6. 閲覧リンクとアクセストークンは、契約が終わると同時に無効になります。連携トークンとCRM連携の対応づけの記録は、連携の解除時、契約の終了時、または退会時のいずれか早いときに削除します。連携トークンそのものの無効化は、契約者がCRMサービスの管理画面から行ってください。
  7. 法人プランの契約が終わった場合は、メンバーのデータも本条に従って削除します。
  8. 声の特徴量は、本人が同意を取り消したとき、退会したとき、または組織で声の機能を「使わない」にしたときに、直ちに削除します（バックアップからは第4項の期間内に消えます）。名刺データは、第2項と同じく扱います。

第26条（保証しないこと）

  1. 当協会は、次のことを保証しません。
    • 本サービスが利用者の特定の目的に合うこと
    • すべての端末、ブラウザ、オンライン会議サービスで動くこと
    • 中断やエラーが起きないこと
  2. 当協会は、不具合を知った場合、合理的な範囲で直すよう努めます。

第27条（責任の制限）

  1. 当協会の責めに帰すべき事由で利用者に損害が生じた場合、当協会は本条の範囲で損害を賠償します。
  2. 当協会の軽い過失による場合（故意または重大な過失による場合を除きます）、当協会が賠償する額は、損害の原因が起きた月を含む直近12か月間に、契約者が本サービスの料金として当協会に実際に支払った額の合計を上限とします。 契約期間が12か月より短い場合は、その期間に支払った額の合計を上限とします。また、賠償するのは直接かつ通常の損害に限り、逸失利益や特別な事情による損害は含みません。
  3. 当協会に故意または重大な過失がある場合は、前項の制限を適用しません。
  4. 本規約の中で当協会の責任を免除または制限する他の条項も、当協会に故意または重大な過失がある場合は適用しません。

第28条（反社会的勢力の排除）

  1. 利用者は、自分（法人の場合は役員と実質的に経営に関わる者を含みます）が、次のいずれにも当たらず、将来も当たらないことを表明し、保証します。
    • 暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなってから5年を経過しない者
    • 暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋など、社会運動などを装って不当な要求をする者、特殊知能暴力集団など
    • これらと、社会的に非難されるべき関係を持つ者
  2. 利用者は、自分または第三者を使って、暴力的な要求、法的な責任を超えた不当な要求、脅迫的な言動、信用を傷つける行為、業務を妨げる行為をしません。
  3. 利用者が前2項に違反した場合、当協会は、催告せずにすぐに利用契約を解除できます。解除によって利用者に損害が生じても、当協会の責めに帰すべき事由がある場合を除き、当協会は賠償しません。

第29条（通知・問い合わせ窓口）

  1. 当協会から利用者へのお知らせは、登録されたメールアドレスへのメール、または本サービスの画面への掲載で行います。メールは、通常届くはずの時点で届いたものとみなします。
  2. 利用者から当協会への連絡は、次の窓口にお願いします。
    • 一般社団法人中小企業販促・DX支援協会　HANALOG担当
    • 〒573-1143　大阪府枚方市宇山町2番23号
    • 電話：072-300-2406（平日10時〜17時、土日祝・年末年始を除く）
    • メール：support@hanalog.seed.or.jp

第30条（権利義務の譲渡）

  1. 利用者は、当協会の書面による承諾なく、利用契約上の地位や権利義務を第三者に譲ったり、担保に入れたりすることはできません。
  2. 当協会が本サービスの事業を第三者に譲る場合、当協会は、利用契約上の地位、利用者データ、登録情報を、事業を引き継ぐ者に移すことができます。この場合、当協会は30日前までに利用者にお知らせし、利用者は、引継ぎの日までに解約することができます。

第31条（本規約の変更）

  1. 次のいずれかに当たる場合、当協会は本規約を変更できます（民法第548条の4）。
    • 変更が、利用者全体の利益に合う場合
    • 変更が契約の目的に反せず、変更の必要性、変更後の内容の相当性、その他の事情に照らして合理的な場合
  2. 変更する場合、当協会は、変更後の内容と効力が生じる日を、その日の14日前（有料プランの契約者に不利な変更は30日前）までに本サービスのWebサイトに掲載し、登録されたメールアドレスにお知らせします。ただし、利用者に有利な変更や軽微な変更は、この期間を短くすることがあります。
  3. 料金の値上げなど利用者に不利な変更の場合、効力が生じる日までに解約すれば、その時点の請求期間は変更前の条件が適用されます。
  4. 変更の内容によっては、ログイン時に「同意する」の操作をお願いすることがあります。この場合、同意いただいた方には同意の時から、同意いただいていない方には第2項の効力が生じる日から、変更後の本規約が適用されます。
  5. 本人の同意が必要な機能（第17条の2）の条件を、本人に不利に変える場合は、本人の同意を改めていただきます。AIの学習や、他の利用者のための辞書づくりなど、第17条第1項の範囲の外で利用者データを使う変更も同様とします。
  6. 告知だけで足りる変更（委託先一覧の更新など）や、前項の同意をいただいていないことを理由として、CRM連携その他の連携や、契約者があらかじめ指示した処理を止めることはありません。ただし、第20条第13項第9号の場合を除きます。

第32条（分離可能性）

本規約の一部の条項が、法令によって無効または取り消されたとしても、残りの条項は引き続き効力を持ちます。

第33条（準拠法・管轄）

  1. 本規約と利用契約には、日本法が適用されます。
  2. 本サービスに関する紛争は、訴えの額に応じて、大阪地方裁判所または大阪簡易裁判所を、第一審の専属的合意管轄裁判所とします。ただし、消費者契約に当たる場合は、法令で定める管轄を妨げません。

附則

  1. 本規約は2026年9月12日から適用します（2026年9月13日、ビジネスプランの最低席数と設定画面のURLについて一部改定）。
  2. 2026年9月14日に公表した改定（第6条第2項・第9条・第12条第2項・第20条第4項・第21条）は、2026年9月14日から適用します。改定の内容は次のとおりです。
    • 文字起こしの処理先に Groq LLC（米国）を加え、「原則として国内で行う」という定めを改めました。処理の速さ・安定性・混雑の状況に応じて、当協会が自動で振り分けます。
    • 「文字起こしを国内だけで行う」設定に関する定めを削除しました。この設定をしても要約は米国で処理されるため、設定の名称が実態以上の安心感を与えるおそれがあり、提供しないことといたしました（この設定をご利用のご意向がある場合は、第29条の窓口へご連絡ください）。
    • 無料トライアルの利用できる量を、月30時間から月3時間に改めました（第9条第2項）。無料トライアルは料金をいただかずに提供しているものであり、当協会が費用の全額を負担しているためです。有料プランの利用時間に変更はありません。
    • キャンペーンコードによる割引の定めを改めました（第9条第7項から第13項まで）。これまでスタンダードプランの「お申し込み月の月額が無料」に限っていたものを、対象のプラン・割引の割合・使える人数・有効期限をコードごとに定める形にしました。条件は、コードをお伝えするときにあわせてご案内します。ライトプランは対象外です。
    • 画面共有の音声を録音する場合の注意書きを削除しました（第12条第2項）。録音の開始時に画面共有を求める方式は提供しておらず、マイクでの録音のみとなったためです。
  3. 2026年9月14日の改定は、第31条第2項の30日の予告期間を置かずに施行しています。公表の時点で本サービスをご利用中の方は当協会自身のみであり、当該利用者の同意を得たうえで、ほかの方にご利用いただく前に施行することといたしました。この改定より後にご利用を始められる方は、お申し込みの時点で改定後の本規約にご同意いただくことになります。
  4. 2026年9月15日に公表した改定（第1条第1項・第2条第7号・第2条第16号から第19号まで・第6条第2項・第15条・第20条・第21条第5項・第25条第6項）は、2026年9月16日から適用します。改定の内容は、人物名簿とCRMサービス（当初はHubSpot）のコンタクトを相互に同期する機能（CRM連携）を追加し、その利用条件と責任の分担を定めるものです。
  5. 前項の改定は、新しい機能（CRM連携）の提供に伴うものであり、既存の利用条件、料金およびデータの取扱いを利用者に不利に変更するものではありません。第15条第16号および第20条第6項から第14項までの定めは、CRM連携を設定した契約者においてのみ意味を持つ定めであり、CRM連携を設定しない契約者に対しては、本改定によって従前の取扱いに変更はありません。また、CRM連携の設定にあたっては、設定画面で第20条第7項から第11項までの内容をご確認いただいたうえで実行いただきます。（本項に掲げる項番号は、いずれも同改定当時のものです。2026年9月17日の改定により、第20条は第13項が新設され、従前の第13項以下が繰り下がっています。）以上のとおり、変更の必要性と変更後の内容の相当性が認められ、かつ利用者に不利益を及ぼす変更ではないことから、本改定は第31条第2項但書の軽微な変更に当たるものとして、30日の予告期間を短縮しています。あわせて、本改定後の本規約について、次回ログイン時に改めてご同意をお願いします。
  6. 2026年9月17日に公表した改定（第20条第8項・第11項・第12項、第13項の新設および従前の第13項以下の繰下げ）は、2026年9月17日に公表し、同日から施行します。改定の内容は、契約者が自ら有効にした場合に限り、CRM連携を定期的に自動で実行する機能（自動実行）を追加し、その条件、通知および責任の分担を定めるものです。
  7. 前項の改定後の本規約（版：2026-09-17）は、契約者が本サービスへのログイン時に表示される本規約の全文を確認し、「同意する」の操作を行った時から、当該契約者に適用されます。当協会は、同意の日時、同意した利用者、同意した版および表示した本規約の全文を記録し、保存します。
  8. 前項の同意がない契約者には、なお従前の本規約（版：2026-09-16）が適用されます。この場合、第20条第13項の自動実行を有効にすることはできず、当協会が当該契約者のCRM連携を自動で送信・取得することはありません。
  9. 当協会は、第7項の同意をしていない契約者について、民法第548条の4の定めるところにより、第6項の改定の効力発生時期を2026年10月17日（公表日から30日後）と定め、変更後の内容とあわせて、当協会ウェブサイトへの掲載および電子メールにより周知します。同時期の到来により、第6項の改定は当該契約者にも適用されます。
  10. 第6項の改定に同意されない契約者は、第24条の定めにより、いつでも本契約を解約することができます。解約時のデータの取扱いは、第25条の定めによります。「同意する」の操作を行わないことのみを理由として、当協会が契約者のデータを削除することはありません。
  11. 2026年9月17日に公表した料金プランの改定（第2条第9号・第10号、第7条、第8条第2項・第6項、第9条第13項、第10条、第11条、第11条の2の新設、第24条第2項・第4項）は、同日（2026年9月17日）から施行します。改定の内容は次のとおりです。
    • 有料プランの月の利用時間の上限を撤廃しました（第10条第2項）。あわせて、追加パックの制度を廃止しました。無料トライアルの月3時間の上限は、従前のとおりです。
    • 料金プランを、個人プランとビジネスプランの2つに整理しました（第7条第1項）。ライトプラン（月額980円・月10時間）、プライムプラン（月額4,000円・月80時間）および追加パック（10時間1,500円）は、同日をもって廃止し、新規のお申し込みの受付を終了しました。なお、スタンダードプラン（月額2,000円・月30時間）は、名称を個人プランに改め、利用時間の上限を撤廃しました（金額の変更はありません）。
    • ビジネスプランの1席あたりの金額を、月額1,700円（税別）から、月払いは月額2,000円（税別）、年払いは月額あたり1,800円（税別）に改めました。 利用時間の上限を撤廃したことに伴う改定であり、1席あたりの金額としては値上げとなります。
    • ビジネスプランに年払いを追加しました（第7条第5項、第11条の2）。年払いは12か月分の一括前払いで、契約期間の途中で解約された場合または席数を減らされた場合は、ご利用いただいた期間の対価を月払いの金額で計算し直し、差額を返金します。解約料および違約金はいただきません。個人プランに年払いはありません。
    • 利用時間に上限を設けないことに伴い、公正なご利用についての定めを置きました（第10条第5項から第7項まで）。当協会が、事前のお知らせなく文字起こしを停止したり、利用時間に上限を設けたりすることはありません。
  12. 前項の改定は、当協会が2026年9月17日に公表し、同日に施行するものであり、第31条第2項の30日の予告期間を置いていません。その理由は、当該改定の公表および施行の時点において、廃止するプランを含む有料プランをご契約中の契約者が存在せず（当協会自身の運営確認用および展示会用の利用を除きます）、当該改定によって不利益を受ける既存の契約者がいないためです。当協会は、この事実を、公表の時点における契約の記録により確認しています。
  13. 前項にかかわらず、万一、2026年9月17日の時点で廃止したプラン（ライトプラン、プライムプランおよび追加パック）のご契約が存在していた場合には、当該契約については、契約者が自ら新しいプランへの変更のお手続きをされるまでの間、なお従前のプランの料金および利用時間の条件を適用します。第25条第2項により、契約の終了から30日以内に再契約された場合も、同様とします。この場合、当協会は、契約者に対し、新しいプランの内容と変更の方法を電子メールでご案内します。
  14. 廃止した追加パック（10時間1,500円）について、2026年9月17日の時点で未使用の残時間が存在した場合には、当該残時間は、購入された月の末日まで従前のとおりご利用いただけます。当協会は、公表の時点において、未使用の残時間が存在しないことを確認しています。
  15. 第11項の改定後の本規約（版：2026-09-17-2）は、契約者および利用者が本サービスへのログイン時に表示される本規約の全文および「今回の改定で変わったところ」を確認し、「同意する」の操作を行った時から、その方に適用されます。当協会は、同意の日時、同意した利用者、同意した版および表示した本規約の全文を記録し、保存します。
  16. 前項の同意がない契約者および利用者には、なお従前の本規約（同意済みの版）が適用されます。この場合、ビジネスプランの年払いをお申し込みいただくことはできません。
  17. 当協会は、第15項の同意をしていない契約者について、民法第548条の4の定めるところにより、第11項の改定の効力発生時期を2026年10月17日（公表日から30日後）と定め、変更後の内容とあわせて、当協会ウェブサイトへの掲載および電子メールにより周知します。同時期の到来により、第11項の改定は当該契約者にも適用されます。ただし、前項の場合を除き、廃止したプランをご契約中の契約者に対する適用については、第13項を優先します。
  18. 第11項の改定に同意されない契約者は、第24条の定めにより、いつでも本契約を解約することができます。「同意する」の操作を行わないことのみを理由として、当協会が契約者のデータを削除することはありません。
  19. 当協会は、第11項の改定の施行日（2026年9月17日）から7日間、第29条の窓口の受付時間にかかわらず、電子メールによるお問い合わせを常時受け付け、翌営業日までに回答します。
  20. 当協会は、2026年9月19日、第3条第4項を、スマートフォンアプリの実際の構成に合わせて改定し、同日から施行します（版：2026-09-19）。アプリの画面からもアカウントの作成とログインができること、および有料プランのお申込み・お支払い方法の登録と変更・解約の手続きはWebのブラウザからのみ行えることを明記するものです。
  21. 前項の改定は、料金、提供する機能の範囲、契約者の義務および当協会の責任のいずれも変更するものではなく、本サービスの実際の動作に合わせて記載を明確にするものです。 したがって、第31条第2項の30日前の予告は行っていません。
  22. 2026年9月29日、第16条第7項、第21条および第25条第2項を次のとおり改定し、同日から施行します（版：2026-09-29）。改定後の本規約は、同日以降のログイン時に「同意する」を押していただいた時点から適用します。改定の内容は次のとおりです。
    • 第16条第7項：参考資料として添付するPDFや指定するURLは、権利者から利用が許されている範囲で指定していただくことを明記しました。
    • 第21条：文字起こし・要約などのAI処理を任せる委託先を、本文に個別に書く形から、プライバシーポリシーの「委託先一覧」に掲載する形に改めました。あわせて、要約などの処理は、Anthropic に加えて OpenAI でも行います。委託先を新たに加える場合、処理を行う国が増える場合、委託する業務の類型や委託先が扱う主な情報の種類が増える場合は、引き続き30日前までにお知らせします。委託先一覧に掲載している委託先の間で担当する業務や振り分けを変える場合と、委託先をやめる場合は、事前のお知らせに代えて、委託先一覧の更新と変更履歴への記載で行います。
    • 第25条第2項：契約の終了後に削除するデータに「参考資料」を明記しました。
  23. 当協会は、2026年10月9日、本規約を改定して公表しました（版：2026-10-09）。改定後の本規約は、ログイン時に「同意する」の操作を行った方には同意の時から、その他の方には2026年11月9日から適用します（第31条第2項の30日前の周知による）。改定の主な内容は次のとおりです。
    • 本規約を、本体・別紙・委託先一覧の3つの構成にしました（前文・第1条第2項）。
    • 無料トライアルを無料プランに改めました（第2条・第7条・第9条）。
    • 声の特徴量を使う機能を、本人が同意した場合だけ動く任意の機能として定めました（第2条・第6条第8項・第12条・第17条の2・第25条第8項・別紙A）。
    • 名刺の機能、AIコネクタ、閲覧リンクのプレビュー、職員による閲覧の手順、利用状況の記録を定めました（第17条・第19条・第20条第4項・別紙）。
    • CRM連携のアクションの同期（別に有効にした場合だけ）と、送信する項目を定めました（第2条第18号・第20条第7項・第11項から第14項まで）。
    • 当協会自身の顧客管理（契約の状況の管理）のため、HubSpot, Inc.（米国）に業務を委託することにしました（第21条第1項・第5項）。
    • 告知だけの変更や後の版への同意がないことを理由に、連携を止めないことにしました（第20条第13項第9号・第31条）。本改定は、第20条第13項第9号に掲げる項目と方法（第7項本文、第8項および第13項第2号から第4号まで）を変更しません。
    • 委託先の追加などのお知らせの期間と、本規約の変更の周知の期間を、一般は14日、有料の利用者に不利な変更は30日にしました（第21条第4項・第31条）。
    • バックアップから消えるまでの期間を、実際の運用に合わせて最長94日にしました（第25条第4項）。
  24. 前項の改定に同意されない方も、2026年11月9日の前日までに解約された場合は、変更前の条件が適用されます。期日前に解約された年払いの方には、残りの期間を日割りで返金します。「同意する」の操作を行わないことのみを理由として、当協会がデータを削除することはありません。

附則（2026年10月10日）

  1. この改定（版：2026-10-10）は、2026年10月10日に公表し、同日から施行します。
  2. 本サービスの利用者は当協会と試用の利用者に限られることから、この改定は、利用規約第31条第4項により、同意の画面で同意いただいた方には同意の時から適用します。同意いただいていない方には、同条第2項により2026年11月9日から適用します。2026年11月9日の前日までに解約された場合は、変更前の条件が適用されます。
  3. この改定により、音声の文字起こしを行う国にカナダが加わります。DeepInfra, Inc. への音声の文字起こしの委託（カナダでの処理を含みます）は、前項により改定後の内容が適用される方の会議に限って行います。

附則（2026年10月11日改定）

  1. この規約は、2026年10月18日から施行します。
  2. 改定後の第19条の規定は、施行日前に発行された閲覧リンクにも適用します。ただし、施行日前に設定された有効期限は変更しません。

以上

別紙（機能ごとの定め）

別紙A　話者の区別・声の登録・照合

  1. 本人が同意画面または設定画面で同意した場合だけ動きます（第17条の2）。組織の設定の初期設定は「使う」で、組織管理者は「使わない」にできます。「使わない」にしたときは、メンバーが登録した声の特徴量を直ちに削除します。
  2. 登録した声の特徴量は、その本人の発言を見分けるためだけに使い、当協会のサーバーの中だけで処理します。外部の事業者には送りません。
  3. 同意を取り消すと、声の特徴量を直ちに削除します。バックアップからは、第25条第4項の期間内（最長94日）に消えます。
  4. 録音対象者の声の特徴量は、その会議の処理の中だけで計算し、保存しません。

別紙B　名刺

  1. 名刺の画像の読み取りには、委託先一覧に掲載するAI事業者を使います。名刺データは、組織の中でだけ使い、他の組織や当協会の他の目的には使いません。
  2. 利用者は、名刺に書かれた方の個人情報を、適法に取得したうえで取り込むものとします。組織の設定の初期設定は「使う」で、組織管理者は「使わない」にできます。
  3. 名刺の機能は、組織管理者（個人プランと無料プランでは利用者本人）が本規約（版：2026-10-09）以降の版に同意した組織だけで使えます（2026年11月9日以後も、同意されるまでは使えません）。組織管理者の同意は、その組織としての同意として扱います。組織管理者が複数いる場合はいずれか1人の同意で足り、その後に組織管理者が替わっても同意は引き継がれます。また、名刺の機能を使う利用者ご本人も、本規約（版：2026-10-09）以降の版に同意していることが必要です（同意されるまでは使えません）。
  4. 名刺の読み取りの結果は、第18条のAI出力と同じく、誤りを含むことがあります。読み取った内容は、スマートフォン向けの名刺の画面（アプリ「HANALOG 名刺」と、ブラウザで開くスマートフォン向けの画面）から読み取る場合は、利用者の確認を経ずに人物名簿に自動で登録されます（自動で登録できないものは確認待ちに残ります）。それ以外の画面から読み取る場合は、確認してから登録します。読み取った内容で名簿にいる方の空いている項目を埋めた場合、CRM連携の自動実行を有効にしているときは、その内容がCRMサービスに送られることがあります。利用者は、登録された内容を人物名簿の詳細の画面で確認し、必要に応じて修正してください。

別紙C　PCアプリ・2トラック録音

  1. PCアプリでは、マイクの音と、PCで再生されている会議の音（相手の声）を分けて録音することがあります。録音を始める前の告知は、第12条のとおり利用者が行います。

別紙D　AIコネクタ（外部のAIサービスとの接続）

  1. 第20条第4項のとおりです。外部のAIサービスに送られた後のデータの扱いは、その事業者の規約によります。

別紙E　閲覧リンク

  1. 第19条のとおりです。有効期限は、最長30日、または無期限（無期限は、当協会が提供し、かつ組織が許可している場合に限ります）です。検索エンジンに表示されないようにする措置をとります。

別紙F　職員による閲覧

  1. 第17条第2項の場合に職員が利用者データを閲覧するときは、閲覧の理由と、利用者から依頼や同意があったことの確認を、その都度記録します。記録は1年保存します。

別紙G　CRM連携

  1. 第20条のとおりです。

別紙H　カレンダー連携

  1. 第13条のとおりです。

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