プライバシーポリシー

最終改定日：2026年10月11日（2026年10月11日施行）。2026年10月10日の改定は、同意いただいた方は同意の時から、それ以外の方は2026年11月9日から適用

制定：2026年9月12日　／　最終改定：2026年10月11日（2026年10月11日施行）

2026年10月11日の改定（版：2026-10-11）は、第13条第12項（カレンダーから受け取った出席者の氏名の利用）の追加です。公表の日から適用されます（附則（2026年10月11日改定））。

本ポリシー（版：2026-10-10）は、ログイン時に「同意する」を押していただいた方には同意いただいた時点から、それ以外の方には2026年11月9日から適用されます（附則（2026年10月10日）第2項）。それまでのあいだの内容は、第17条の窓口へご連絡いただければお送りします。

一般社団法人中小企業販促・DX支援協会（以下「当協会」）は、AI議事録サービス「HANALOG」（以下「本サービス」）での個人情報の扱いを、次のとおり定めます。

第1条（適用範囲）

このポリシーは、本サービス（Web版、PCアプリ、ブラウザ拡張、スマートフォンアプリ、カレンダー連携、CRM連携、公開API、MCP連携（AIコネクタを含みます）、名刺の機能）と、本サービスに関する問い合わせで扱う個人情報に適用します。当協会の他の事業については、当協会のWebサイト（https://seed.or.jp）に掲載するプライバシーポリシーが適用されます。

第2条（当協会の立場）

  1. 利用者（契約者、組織管理者、メンバー）のアカウント情報、契約・決済の情報、利用状況は、当協会が個人情報取扱事業者として扱います。
  2. 会議の音声、文字起こし、議事録には、利用者以外の参加者を含む、会議参加者の個人情報が含まれることがあります。当協会はこれらを、原則として契約者から取扱いの委託を受け、契約者のために扱います。 参加者への告知や同意の取得、会議の内容に関する開示などの請求への対応は、原則として契約者（録音した利用者の所属先）が行い、当協会はそれに協力します。
  3. 人物名簿（利用者が社外の方などを登録する名簿）に登録された情報についても、当協会は、原則として契約者から取扱いの委託を受け、契約者のために扱います。 当該情報に関する本人への通知・公表、開示などの請求への対応その他法令上必要な対応は、原則として契約者が行い、当協会はこれに協力します。
  4. 当協会は、会議の内容を、本サービスの提供以外の目的には使いません。
  5. 利用状況の記録（第3条第5項）と、ご利用の少ない方の判定（第5条第9号）には、会議の内容を使いません。
  6. 名刺データと組織辞書（利用者が登録した人名・社名・用語の表記とよみ）も、当協会は、原則として契約者から取扱いの委託を受け、契約者のために扱います。

第3条（取得する情報）

  1. アカウントの情報
    • 氏名または表示名、メールアドレス、所属組織名、業種、組織での役割、役職
    • 利用者が任意で登録するプロフィールの写真
    • Googleアカウントでログインした場合に、Googleから受け取る情報（氏名、メールアドレス、Googleの識別子、プロフィール画像）
    • Appleアカウントでサインインした場合に、Appleから受け取る情報（Appleの識別子、メールアドレス（Appleのメールの中継のアドレスの場合があります））
  2. 契約と決済の情報
    • プラン、契約日、解約日、席数
    • 請求先の情報（法人名、担当者名、住所）
    • Stripeから受け取る決済の結果、カードのブランド、カード番号の下4桁

カード番号は、Stripeが直接受け取ります。当協会のサーバーでは受け取らず、保存もしません。

  1. 利用者データ
    • 録音の音声（PCアプリでは、マイクの音と、PCで再生されている会議の音を分けて録音することがあります）、文字起こし、議事録（要約、決定事項、アクション、担当者、期限、タグ）、会議名、参加者、メモ、参考資料（利用者が添付したPDFと、利用者が指定したURLのページから取得した文字）、テンプレート、辞書、共有の設定

これらには、参加者や、参考資料に書かれた方の氏名、声、発言などが含まれます。話の内容によっては、病歴などの要配慮個人情報が含まれることもあります。

  1. カレンダーの情報（連携した場合のみ）：第13条のとおりです。
  2. 利用状況の情報
    • 利用時間、利用台帳（処理ごとの利用時間と原価）
    • 操作ログ：ログイン、議事録の作成・閲覧・共有・削除、参考資料の追加と削除（URLを含みます）、組織管理者による閲覧、閲覧リンクの発行とアクセス、アクセストークンの発行と利用、その日時、IPアドレス、ブラウザと端末の種類
    • 機能の利用の記録：どの画面・機能をいつ使ったか（会議の内容は含みません）
    • 当協会の職員による閲覧の記録（第6条の4）
  3. スマートフォンアプリで取得する情報：第14条のとおりです。
  4. 問い合わせの情報：氏名、連絡先、問い合わせの内容
  5. 人物名簿の情報：利用者が登録し、または議事録の参加者から作成する、社外の方などの姓、名、表示名、社名、役職、メールアドレス、利用者が追加した項目の値。CRM連携を設定した場合に取得する情報は第13条のとおりです。
  6. 名刺データ：利用者が名刺の機能で取り込んだ名刺の画像と、そこから読み取った氏名、社名、役職、連絡先など（第6条の3）
  7. 声の特徴量：本人が同意した場合だけ（第6条の2）

第4条（取得の方法）

当協会は、次の方法で情報を取得します。

  • 利用者が入力したり録音したりしたもの
  • Googleアカウントでログインしたときや、カレンダーを連携したときに、Googleから受け取るもの
  • Appleアカウントでサインインしたときに、Appleから受け取るもの
  • 利用者が参考資料としてURLを指定したときに、当協会のサーバーがそのページから取得するもの（ログインが必要なページは取得しません）
  • 決済のときに、Stripeから受け取るもの
  • 本サービスを使うときに、自動で記録されるもの

第5条（利用目的）

当協会は、取得した情報を次の目的で使います。

  1. 本サービスの提供（録音、文字起こし、要約などの作成、共有、出力、人物名簿の管理、カレンダー連携、CRM連携、APIとMCP連携、AIコネクタ、話者の区別、名刺の読み取り、2トラックの録音）
  2. ログインの認証、本人確認、不正ログインの防止
  3. 料金の計算、請求、決済、利用時間の管理
  4. 業種と辞書の情報を使った、その利用者（組織）の文字起こしの精度の向上
  5. 会議の参加者のメールアドレスと、本サービスの利用者のアカウントのメールアドレスとを照合し、第7条第5項の「利用者どうしの自動の結びつき」を行うこと
  6. 問い合わせへの対応とサポート（利用者から依頼があった場合の、職員による閲覧（第6条の4）を含みます）
  7. 規約の変更、メンテナンス、障害、お試しの終了など、重要なお知らせの送付
  8. 不正利用や規約違反の防止と対応、セキュリティの確保
  9. 利用時間・ログインの頻度・機能の利用の記録を分析した、サービスの改善と原価の管理、ご利用の少ない方の判定と使い方のご案内（会議の中身は使いません）
  10. 法令、会計、税務上の義務の履行
  11. 紹介制度・キャンペーンの運営（紹介の確認と特典の付与）
  12. 契約者および利用者（法人お試し・無料トライアルをご利用中の方を含みます）との契約・取引関係の管理（当協会の顧客管理システムによる、契約の状況、プラン、契約期間等の管理を含みます）

当協会は、新機能や関連サービスのご案内（宣伝の内容を含むメール）を、事前に受け取ることに同意いただいた方にだけ送ります。同意は、同意画面または設定画面でいつでも取り消せます（重要なお知らせは止められません）。

第6条（AIの学習に使わないこと）

  1. 当協会は、利用者データを、当協会や第三者のAIモデルの学習に使いません。
  2. 当協会は、文字起こし、要約などのAI処理を委託する事業者（以下「AI事業者」といいます）として、次のすべてを満たす事業者だけを選びます。
    • (1) 契約または規約で、API経由で受け取ったデータをAIモデルの学習や改善に使わないと定めていること（データの共有を選べる場合、当協会は選びません）
    • (2) 受け取ったデータの保存が、原則として30日以内であること（不正利用の調査や法令に基づく場合など、各社の規約が定める例外を除きます）
    • (3) 第9条の措置を、契約によって確保できること
  3. 各AI事業者の規約の内容（学習に使わないこと、保存期間とその例外、当協会が確認した日）は、委託先一覧に掲載します。当協会は、各社の規約の変更を定期的に確認します。
  4. 当協会は、「一切保存されない」「完全に安全である」といった保証はできません。委託先一覧の記載は、各社が公表している規約と当協会との契約に基づくものです。
  5. 名刺の画像の読み取りも、第2項の条件を満たすAI事業者に委託します。声の特徴量と声の登録の録音は、外部の事業者には送りません。

第6条の2（声の特徴量）

  1. 当協会は、本人が同意画面または設定画面で同意した場合だけ、その本人の声の特徴量を計算し、保存します。組織管理者や契約者が本人に代わって同意することはできません。
  2. 登録した声の特徴量は、その本人の発言を見分けるためだけに使い、当協会のサーバーの中だけで処理します。外部の事業者には送りません。
  3. 会議の中で計算する録音対象者の声の特徴量は、その会議の処理が終わったら捨て、保存しません。
  4. 本人は、設定画面からいつでも同意を取り消せます。取り消したとき、退会したとき、または組織で声の機能を「使わない」にしたとき、当協会は声の特徴量を直ちに削除します。バックアップからは、最長94日以内に消えます。

第6条の3（名刺）

  1. 名刺データは、取り込んだ利用者の組織の中でだけ使い、他の組織や当協会の他の目的には使いません。
  2. 名刺の画像は、読み取りのために委託先一覧に掲載するAI事業者へ送ります。
  3. 名刺の機能は、組織管理者（個人プランと無料プランでは利用者本人）が利用規約（版：2026-10-09）以降の版に同意した組織だけで使えます（2026年11月9日以後も、同意されるまでは使えません）。また、名刺の機能を使う利用者ご本人も、利用規約（版：2026-10-09）以降の版に同意していることが必要です（同意されるまでは使えません）。同意していない組織の名刺の画像は、AI事業者へ送りません。

第6条の4（当協会の職員による閲覧）

  1. 当協会の職員が利用者データの中身を見るのは、利用規約第17条第2項の場合に限ります。
  2. 閲覧するときは、閲覧の理由と、利用者から依頼や同意があったことの確認を、その都度記録し、1年保存します。

第7条（第三者への提供）

  1. 当協会は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
    • 法令に基づく場合
    • その他、個人情報保護法第27条第1項の各号に当たる場合
  2. 次の場合は、第三者への提供には当たりません。
    • 業務を委託する場合（第8条）
    • 事業を引き継ぐ場合
  3. 次の送信は、利用者自身の操作や指示によるものです。送信先での扱いは、その事業者のポリシーによります。
    • 共有機能での組織内の共有、閲覧リンクでの共有
    • 公開API、MCP連携、AIコネクタでの外部サービスへの送信
    • CRM連携での、契約者自身が管理するCRMサービス（現在はHubSpot, Inc.／アメリカ合衆国）への送信（詳しくは第13条）

ただし、CRM連携のうち第13条第8項の自動実行および第13条第11項のアクションの同期による送信は、契約者があらかじめ設定画面で行った指示（自動実行またはアクションの同期を有効にする操作）に基づくものであり、実行の時点では、契約者の個別の操作や確認を経ることなく、当協会が契約者に代わって行います。 この場合も、当該送信が契約者の指示に基づくものであることに変わりはありません。当協会は、自動実行を行ったときは、実行した内容を契約者（法人プランでは組織管理者）に電子メールで通知し、本サービスの画面に記録として残します。自動実行とアクションの同期は、設定画面からいつでも無効にできます。

  1. 組織管理者は、組織内のすべての議事録（共有されていないものを含みます）を閲覧・出力できます。このことは、メンバーの招待時と参加時に表示し、同意を得ています。閲覧の記録は操作ログに残り、メンバーも確認できます。
  2. 利用者どうしの自動の結びつきについて
    • 本サービスは、会議の参加者として登録されたメールアドレスが、ほかの契約者や組織に所属する利用者のアカウントのメールアドレスと一致した場合に、その会議の記録とその利用者を自動で結びつけます。
    • このとき相手に表示されるのは、その利用者が自分で登録した表示名、役職、会社名・組織名だけです。議事録・文字起こし・要約・音声などの会議の内容、プロフィールの写真、メールアドレス以外の連絡先は、相手には渡しません。
    • 当協会は、この表示を、利用者本人の同意（登録時および設定画面での選択）に基づいて行います。利用者は、設定画面でこの機能をいつでもオフにでき、オフにすると、その利用者のプロフィール情報は他の利用者に表示されなくなります。 組織管理者は、組織全体でこの機能を停止できます。
    • 照合に使ったメールアドレスそのものは、相手の画面には表示しません。
  3. CRM連携について
    • 契約者（法人プランでは組織管理者）がCRM連携を設定した場合、当協会は、契約者の指示に基づき、人物名簿の情報を、契約者自身が管理するCRMサービス（現在はHubSpot, Inc.／アメリカ合衆国）のアカウントへ送信します。
    • これは、委託元である契約者の指示に基づく移転であり、当協会が独自に行う第三者への提供ではありません。 送信された後のデータは、契約者とCRMサービスの提供者との契約に従って扱われます。
    • 契約者は、この送信について、個人情報の保護に関する法律第28条（外国にある第三者への提供）に定める手続を含め、法令上必要な対応を自ら行うものとします。 当協会は、送信の内容を実行前に画面で示し（第13条第8項の自動実行および第13条第11項のアクションの同期の場合を除きます）、実行の記録を残し、自動実行の場合は実行した内容を契約者にお知らせすることで、これに協力します。自動実行を有効にする場合、当協会は、その設定画面において、外国にある第三者への提供に関する契約者の確認を、他の事項と区別して求めます。
    • アクションの同期（第13条第11項）を有効にした場合は、同項の項目を、契約者の指示に基づいて送信します。
    • 連携するCRMサービスを追加する場合は、第18条第2項のとおりお知らせします。
    • なお、当協会が自らの顧客管理のために HubSpot, Inc. のサービスを利用する場合は、第8条に定める委託として取り扱います。

第8条（業務の委託）

  1. 当協会は、本サービスの提供および契約の管理のため、次の業務を外部の事業者（以下「委託先」といいます）に委託します。
業務の類型処理の場所（国）扱う主な情報
音声の文字起こし（AI処理）日本・米国・カナダ（カナダは、DeepInfra, Inc. のトロントの設備で処理される場合）音声、業種と辞書のヒント
要約、決定事項・アクション・タグの作成、文字起こしの整形など、文字のAI処理日本・米国文字起こしのテキスト、会議名、参加者、メモ、テンプレート、参考資料の文字、人物名簿の名前
名刺の読み取り・よみの推定米国名刺の画像、氏名
サーバーの運用とファイルの保存日本本サービスで扱う情報全般
クレジットカード決済と請求の管理日本・米国ほかメールアドレス、氏名または法人名、決済の情報
メールの送信日本メールアドレス、メールの本文（議事録の本文は含みません）
顧客管理（契約の状況の管理）米国氏名、メールアドレス、所属組織名、役職、契約の状態・プラン・契約期間に関する情報、利用者ID
  1. 委託先の名称、国、担当する業務、AI事業者の規約の内容は、「委託先一覧」（https://app.hanalog.seed.or.jp/legal/subprocessors）に掲載します。委託先一覧は、本ポリシーの一部です。
  2. 当協会は、委託先と個人データの扱いに関する契約を結び、委託先の安全管理が適切かを確認するなど、必要な監督を行います。
  3. 次の場合は、変更の時までに（変更に先立って、または変更と同時に）、委託先一覧を更新してWebサイトに掲載し、メールでお知らせします。(1)委託先を新たに加える場合 (2)処理を行う国が増える場合 (3)第1項の表にない業務の類型を委託する場合、または扱う主な情報の種類が増える場合。処理を行う国が増える場合は、その国の名称と、その国の個人情報の保護に関する制度の情報をあわせて掲載します。これらの変更に同意いただけない場合は、利用規約第21条第4項の2のとおり解約できます。
  4. 委託先一覧に掲載している委託先の間で、担当する業務や振り分けを変える場合、および委託先をやめる場合は、委託先一覧を更新し、その日付と内容を一覧の変更履歴に残します。
  5. Googleアカウント・Appleアカウントでのログインと、Googleカレンダーの連携については、当協会が各社から情報を受け取るものであり、当協会から各社へ業務を委託するものではありません。これらは、委託先一覧の「委託先ではない外部サービス」の欄に掲載します。
  6. CRM連携（第13条）は、契約者の指示によるCRMサービスへの送信・取得であり、当協会からCRMサービスの提供者（現在はHubSpot, Inc.）への業務の委託ではありません。したがって、CRM連携に関するかぎり、同社は第1項の委託先には含まれません。ただし、当協会が自らの顧客管理のために同社に業務を委託する場合、その業務については第1項の委託先として取り扱います。
  7. 当協会は、本サービスのデータベースと顔写真の控え（バックアップ）を、当協会がAES256で暗号化したうえで、当協会が管理するGoogle Workspaceのアカウントの Google ドライブ（Google LLC／アメリカ合衆国）に保管します。暗号化の鍵は当協会だけが持ち、Google LLC は中身を読めません。音声は含みません。

第9条（外国にある第三者への提供（米国・カナダ））

  1. 当協会は、委託先一覧で処理の場所を米国またはカナダとする委託先に、米国またはカナダで個人データを扱わせることがあります。
  2. 当協会は、これらの委託先との契約（データ処理に関する契約を含みます）で、個人情報保護法第4章第2節の規定の趣旨に沿った措置が実施されるようにしています。具体的には、利用目的の制限、安全管理、再委託の管理、漏えい時の通知、契約終了時の削除などです。これにより、同法第28条第1項に定める「基準に適合する体制を整備している者」への提供として扱います。
  3. 当協会は、同条第3項に基づき、次の措置をとります。
    • 年に1回程度、各事業者が措置を実施しているかと、措置の実施に影響する米国・カナダの制度がないかを、契約書や各社の公表資料で確認します。
    • 問題が生じた場合は、送信の停止など必要な対応をとります。
  4. 本人から求めがあった場合に提供する情報は、次のとおりです（あらかじめ掲載します）。
    • (1) 外国の名称：アメリカ合衆国
    • (2) 米国の個人情報保護の制度
    • 個人情報保護委員会が公表する外国制度の調査によると、米国には連邦レベルで包括的な個人情報保護法はありません。
    • 分野ごとの法律があります。電子通信プライバシー法（ECPA）、金融分野のグラム・リーチ・ブライリー法（GLBA）、医療分野のHIPAAなどです。
    • 州の法律として、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）などがあります。
    • 米国は、APECの越境プライバシールール（CBPR）システムに参加しています。
    • 同じ調査では、事業者に政府の情報収集への協力を義務づける制度のうち、本人の権利利益に重大な影響を及ぼすおそれがあるものについて、該当する記載がありません。
    • 詳しくは、個人情報保護委員会のWebサイト（https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/offshore_report_america/ ）をご覧ください。
    • (3) 提供先がとる措置
    • 第6条第2項の条件を満たすAI事業者だけに委託し、AIモデルの学習には使わせず、一定期間で削除させます。各社の措置の内容は、委託先一覧に掲載します。
    • データ処理に関する契約に基づく安全管理を行います。
    • (4) 体制整備の方法、確認の頻度と方法、措置の実施に支障があるかどうか
    • 体制整備の方法：契約によって確保しています。
    • 確認の頻度と方法：前項のとおり、年1回程度、契約書と各社の公表資料で確認します。
    • 支障の有無：現時点ではありません。
    • （カナダ）
    • 外国の名称：カナダ（DeepInfra, Inc. のトロント〔オンタリオ州〕の設備で、音声の文字起こしを行う場合があります）
    • 個人情報の保護に関する制度：民間の事業者には、連邦の「個人情報保護及び電子文書法（PIPEDA）」が適用されます。オンタリオ州には民間の事業者一般を対象とする州の法律がなく、同州での取扱いにも PIPEDA が適用されます。カナダは、民間部門について EU の十分性認定を受けており（2001年）、APEC越境プライバシールール（CBPR）システムに参加しています（2015年）。個人情報保護委員会の調査では、個人情報を国内に保存する義務や、政府の情報収集への事業者の協力義務に関する制度は挙げられていません。詳しくは、個人情報保護委員会「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査（カナダ）」（2022年2月15日時点）をご覧ください。https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/offshore_report_canada/
    • 当協会が講じている措置：DeepInfra, Inc.（本社：米国）の利用規約で、入力と出力を学習・改善に使わないこと、処理と返却に必要な期間を超えて保持・保存・記録しないことが定められていることを確認しています（2026年10月10日）。同社への委託は、規約・プライバシーポリシーの2026-10-10版に同意いただいた方の会議に限ります。同社の規約に、これらの取扱いを損なう改定がないかを年1回程度確認し、損なう改定があれば同社への委託を止めます。

第10条（保存期間）

情報保存期間
録音の音声文字起こしの完了から3日（「録音を保存」を選んだ場合は録音から最長30日）
文字起こし、議事録、テンプレート、辞書契約中は利用者が削除するまで。契約終了または退会から30日後にすべて削除（期間中に再契約した場合は取り消し）
参考資料（添付したPDFと、URLのページから取得した文字）その議事録と同じ（議事録の削除とともに削除）。予定に付けたまま録音しなかったものは、利用者が外すまで。いずれも、契約終了または退会から30日後にすべて削除
無料プランで作成したデータ利用者が削除するまで。退会から30日後にすべて削除（無料トライアルのデータは、トライアルの終了から30日後に削除します。ただし、2026年10月9日以後に削除の予定日が来るものは削除せず、無料プランに引き継ぎます）
利用者が削除した議事録ゴミ箱に14日間保存し、その後削除（ゴミ箱からすぐに削除することもできます）
バックアップ削除の日から最長94日以内に消えます
登録した声の特徴量本人が同意を取り消すまで。取り消し・退会・組織で「使わない」にしたときに直ちに削除（バックアップからは最長94日）
会議の中で計算した声の特徴量保存しません（その会議の処理が終わったら捨てます）
名刺データ文字起こしなどと同じ（契約中は利用者が削除するまで。契約終了または退会から30日後にすべて削除）
名刺の画像と読み取り結果（自動で登録できず、確認待ちのもの）撮影（Web版ではアップロード）から7日で自動で削除。その間に利用者が登録した場合は、名刺データと同じ
名刺の画像（端末の中。アプリ「HANALOG 名刺」と、ブラウザのスマートフォン向けの名刺の画面）サーバーへの送信が完了した時点で削除。送信できなかったものは、撮影から7日・最大50枚まで端末に残し、期限や枚数を超えた分は次に名刺の画面を開いたときに削除。送り直せたとき、「やめる」を選んだとき、名刺の画面からのログアウト（ブラウザではWeb版のログアウトを含みます）、別の利用者または組織でのログインのときにも削除（第14条第4項）
機能の利用の記録1年（会議の内容は含みません）
職員による閲覧の記録1年
同意の記録（規約・ポリシー・声・宣伝のメール）5年
アクションの同期の対応づけの記録（アクションとCRMサービスのタスクの対）連携の解除時、契約の終了時、または退会時のいずれか早いときに削除
アカウントの情報契約終了または退会から30日
請求と取引の記録7年（法人税法・消費税法上の帳簿書類の保存期間）
利用台帳（利用時間と原価）3年（議事録の中身は含みません）
操作ログ1年（CRM連携に関するものを除きます）
問い合わせの記録3年
人物名簿の情報（CRM連携により取得したものを含みます）契約中は利用者が削除するまで。契約終了または退会から30日後にすべて削除
CRM連携の連携トークン連携の解除時、契約の終了時、または退会時のいずれか早いときに削除
CRM連携の対応づけの記録（人物名簿の人とCRMサービスのコンタクトの対）連携の解除時、契約の終了時、または退会時のいずれか早いときに削除
CRM連携の設定・確認（同意）・自動実行の有効化と無効化・同期の実行の記録（実行日時、実行者、自動実行か手動かの別、つなぎ先の識別子、確認いただいた内容と規約の版、対象の件数と項目）5年（紛争への対応のため。人物名簿の中身は含みません）
カレンダーから読み取った予定保存しません（第13条）。ただし、予定に付けた参考資料や、予定から録音した議事録との結び付けのため、予定の識別子（ID）だけを保存します。件名や日時などの予定の中身は保存しません（予定から録音した議事録の会議名・参加者は、利用者データとして扱います）
委託先での保存第6条と委託先一覧のとおり（決済の委託先は、その事業者の方針によります）

第11条（安全管理のための措置）

当協会は、次の措置をとります。

  1. 基本方針：個人データを適切に扱うための基本方針を定めています。
  2. 規程の整備：取得、利用、保存、削除、委託などの扱い方を規程で定めています。
  3. 組織としての管理
    • 個人情報の取扱責任者を置いています（代表理事）。
    • 漏えいなどが起きたときの報告体制を整え、定期的に点検しています。
  4. 職員への対応：職員から秘密を守る旨の誓約を取り、教育を行っています。
  5. 物理的な管理：当協会のサーバーは、国内のデータセンター（委託先一覧のエックスサーバー株式会社）に置いています。委託先一覧のとおり、米国の事業者で処理するものがあります。業務で使う端末の盗難や紛失を防ぐ対策をとっています。
  6. 技術的な管理
    • 通信の暗号化、保存データの暗号化
    • アクセス権限の管理、操作ログの記録
    • 脆弱性への対策、音声の自動削除
    • 声の特徴量は、当協会のサーバーの中だけで処理し、暗号化して保存します
    • CRMサービスの連携トークンは、暗号化して保存します。登録した後に画面へ再び表示することはなく、末尾4文字のみを表示します。CRM連携の設定・同期・解除は、契約者（法人プランでは組織管理者）だけが行えます。自動実行の有効化と無効化も同様です。 すべての操作を操作ログに記録します。
  7. 外国の制度の把握：米国の事業者に扱わせる場合（委託先一覧で処理の場所を米国とするもの、および第8条第8項の控えの保管）は、第9条のとおり米国の制度を把握したうえで、安全管理のための措置をとっています。

第12条（Cookieとアクセス解析）

  1. 本サービスで使うCookieは、ログインした状態を保つためのものだけです。広告用のCookie、第三者のCookieは使いません。外部の解析ツールは使いません。当協会のサーバーで、どの画面・機能をいつ使ったかを記録し、改善に使います（会議の内容は含みません）。
  2. ブラウザでCookieを無効にすると、ログインできなくなります。
  3. Stripeの決済画面とGoogleのログイン画面では、それぞれの事業者がCookieなどを使うことがあります。扱いは、各社のポリシーによります。

第13条（カレンダー連携・CRM連携で取得する情報）

  1. 利用者がGoogleカレンダーを連携させた場合、当協会は、その利用者のカレンダーから次の情報を読み取りのみで取得します。予定の作成・変更・削除は行いません。
    • 予定の件名
    • 予定の日時
    • 出席者（氏名とメールアドレス）
    • オンライン会議のURL
  2. 取得した予定そのものは保存しません。 画面を開いている間だけ表示します。利用者が予定から録音を始めた場合に限り、その議事録の会議名・日時・参加者として、議事録の一部として保存します。なお、予定に付けた参考資料や、予定から録音した議事録との結び付けのため、予定の識別子（ID）だけを保存します。
  3. 当協会は、カレンダーから取得した情報を、本サービスの録音・議事録の機能を提供する目的以外には使いません。広告への利用、第三者への販売、AIモデルの学習への利用は行いません。人が中身を見るのは、利用者の依頼があった場合、セキュリティ上必要な場合、法令に基づく場合に限ります。
  4. 当協会によるGoogle APIから取得した情報の利用と第三者への移転は、Google API Services User Data Policy（Limited Use の要件を含みます）に従います。
  5. 連携は、本サービスの設定画面、またはGoogleアカウントのセキュリティ設定（https://myaccount.google.com/permissions ）から、いつでも解除できます。
  6. 契約者（法人プランでは組織管理者）がCRM連携を設定した場合、当協会は、契約者が指定したCRMサービス（現在はHubSpot, Inc.／アメリカ合衆国）のアカウントから、次の情報を取得することがあります。
    • 姓、名、社名、役職、メールアドレス
    • 契約者が人物名簿の項目と対応づけた項目の値
    • コンタクトの識別子と最終更新日時（同じ方かどうかの判定と、どちらが新しいかの判定に使います）
    • コンタクトの社名の欄が空のときに限り、そのコンタクトに関連付けられた会社の名前（人物名簿の社名として使います）
    • 上記の会社を特定するために必要な関連付けの情報（会社の識別子、主たる関連付けであるかどうかの別。人物名簿には保存しません）
    • アクションの同期（第11項）を有効にした場合は、タスクの完了の状態と、担当者（オーナー）の一覧

会社の情報は読み取るだけで、会社を作ったり、直したり、消したりはしません。会社の名前以外の項目（住所、電話番号、ドメインなど）は取得しません。関連付けられた会社が複数あるときは、主たる関連付けの会社（無いときは最初に取得した1社）の名前を使います。

  1. 取得した情報は、人物名簿に保存し、議事録の参加者との照合に使います。この目的以外には使いません。広告への利用、第三者への販売、AIモデルの学習への利用は行いません。当協会は、契約者の指示に基づき、人物名簿に保存された同じ範囲の情報を、本サービスからCRMサービスへ送信します。第11項の場合を除き、議事録の本文、文字起こし、要約、音声、会議名は送信しません。読み取った会社の名前をCRMサービスの会社に書き戻すことはありません。会社の名前を読み取れないときは、社名の同期そのものを行いません。
  2. 取得と送信では、人物名簿とCRMサービスの双方の情報を突き合わせ、最終更新日時が新しいほうの値を採用します。そのため、実行によって、CRMサービスに既に保存されている値、または人物名簿に既に保存されている値が、上書きされることがあります。 実行は、契約者が画面で対象と内容を確認したうえで行ったときに行われます。ただし、契約者が設定画面で自動実行を有効にした場合に限り、当協会は、契約者の当該指示に基づき、契約者に代わって、本サービスの画面に掲載する時刻に定期的に実行します。自動実行の初期設定は無効であり、契約者が自ら有効にしないかぎり、当協会が自動で取得・送信を行うことはありません。自動実行では、既に人物名簿と対応づけられたコンタクトの更新のみを行い、CRMサービスに新しいコンタクトを作成することはありません。自動実行の場合、実行前に個別の確認は行われず、上書きされた値を元に戻すことはできません。当協会は、自動実行を行ったときは、実行した内容を契約者（法人プランでは組織管理者）に電子メールで通知し、本サービスの画面に記録として残します。 自動実行は、設定画面からいつでも無効にできます。
  3. 法人プランでは、人物名簿は組織内で共有されます。 CRMサービスから取得した情報も、組織のメンバーが閲覧できるようになります。CRMサービス側で閲覧できる範囲を限定している場合でも、本サービスでは当該限定は引き継がれません。
  4. 連携は、本サービスの設定画面からいつでも解除できます。解除すると、連携トークンと対応づけの記録（アクションとCRMサービスのタスクとの対応づけを含みます）を削除します。人物名簿とCRMサービスに既に保存されたデータは、解除によって削除されません。
  5. アクションの同期：契約者（法人プランでは組織管理者）が、CRM連携とは別にアクションの同期を有効にした場合に限り（初期設定は無効）、当協会は、議事録で確定したアクションを、CRMサービスのタスクとして送信します。送信する項目は、タスクの題（500字まで）、メモと議事録へのリンク、期限、完了の状態、優先度、担当（担当者のメールアドレスがCRMサービスの担当者と一致したときだけ）、および関連付け（その議事録の参加者のうち、人物名簿でCRMサービスのコンタクトと対になっている方と、その方の会社）です。AIが提案しただけのアクションは送りません。法人プランでは、組織に共有した議事録のアクションだけを送ります。有効にするときは、外国にある第三者への提供（利用規約第20条第11項）の確認を、他の事項と区別して求めます。アクションの同期を有効にしている間は、自動実行の有無にかかわらず、契約者の個別の確認を経ずに送信と取得を行います。本サービスでアクションや議事録を削除しても、CRMサービスのタスクは削除されません。解除すると、アクションとタスクの対応づけの記録を削除します。
  6. 当協会は、カレンダーから受け取った出席者の氏名を、議事録の参加者の表示、要約での参加者の名前の記載、および文字起こしの話者の名前の候補の表示のために利用します。要約の作成にあたっては、出席者の氏名を、当協会が要約の処理を委託する生成AIの提供事業者（委託先一覧に記載の事業者）に送信します。当協会は、契約等により、委託先が送信した情報をAIモデルの学習に利用しないこととしています。外国にある委託先の所在国と、その委託先での個人情報の保護のための措置は、第9条（外国にある第三者への提供）に記載しています。出席者のメールアドレスは、委託先に送信しません。

第14条（スマートフォンアプリで取得する情報）

  1. アプリは、利用者が録音を始めたときだけマイクを使います。マイクの許可は、端末の設定からいつでも取り消せます。取り消すと録音はできなくなります。
  2. 録音中は、画面に録音中であることを表示し、Androidでは録音中の通知を出します。画面を閉じている間も録音を続けることができます。
  3. 最初に録音する前に、次のことを表示して同意を得ます。
    • 音声が当協会のサーバーに送られること
    • 国内、米国またはカナダのAI事業者（委託先一覧に掲載する事業者）で処理されること
    • 参加者への告知が利用者の責任であること
  4. アプリが取得する情報は、次のとおりです。
    • (1) 録音のアプリ（HANALOG）：録音した音声、メモ、マーカー
    • (2) 名刺のアプリ（HANALOG 名刺。iPhone用）：利用者が撮影した名刺の画像、または写真ライブラリから選んだ名刺の画像と、その読み取り結果（利用者が修正した内容を含みます）
    • (3) 共通：OSとアプリのバージョン、ログイン状態を保つための認証情報（端末の中に安全に保存します）

HANALOG 名刺は、利用者が名刺を撮影するときだけカメラを使います。写真ライブラリからは、iOSの写真の選択画面で利用者が選んだ画像だけを受け取ります。写真ライブラリへのアクセスの許可は求めません。カメラの許可は、端末の設定からいつでも取り消せます。取り消すと、撮影による名刺の読み取りはできなくなります。撮影した画像を端末の写真ライブラリに保存することはありません。送信前の名刺の画像は、端末の中（アプリの保存領域）に一時的に保存し、サーバーへの送信が完了した時点で端末から削除します。通信の切断、サーバーの障害などにより送信できなかった場合は、送り直せるよう、撮影から7日まで、最大50枚まで端末に残します。7日を過ぎたものと50枚を超えた分は古いものから、次に名刺の画面を開いたときに削除します。端末に残っている間は、当協会のサーバーにもAI事業者にも送られません。送り直せたとき、利用者が「やめる」を選んだとき、名刺の画面からログアウトしたとき、および別の利用者または組織でログインしたときにも削除します。ブラウザで開くスマートフォン向けの名刺の画面でも、ブラウザの保存領域で同じように扱います（Web版からログアウトしたときにも削除します）。

  1. アプリでは、位置情報、端末の連絡先（アドレス帳）、広告IDは取得しません。写真は、前項(2)の名刺の画像に限って取得します。それ以外の写真や、写真ライブラリの一覧は取得しません。トラッキング（他社のアプリやWebサイトをまたいだ追跡）、広告、第三者のクラッシュ解析のツールも使いません。
  2. 送信前の録音データは端末の中に保存し、サーバーへの送信が完了した時点で端末から削除します。通信が切れている間は端末に残り、通信が戻ると自動で送信されます。
  3. アプリの構成、アカウントの作成、お支払いおよび退会について
    • 録音のアプリ（HANALOG）は、本サービスのWeb版（https://app.hanalog.seed.or.jp ）を、アプリの中のブラウザ表示領域（WebView）に表示する構成です。表示される画面と機能は、Web版と同じものです。
    • アプリの画面からも、アカウントの作成（新規登録）とログインができます。 このとき当協会が取得する情報は、第3条第1項のとおりです。
    • アプリの画面では、有料プランのお申し込み、お支払い方法の登録・変更、および解約の手続きはできません。 これらは、パソコンなどのブラウザからWeb版の設定画面をご利用ください。アプリからクレジットカードの情報を入力していただくことはありません。
    • アカウントの削除（退会）は、Webの設定画面（https://app.hanalog.seed.or.jp/settings ）から行えます。 アプリの画面からも、同じ設定画面を開いて手続きできます。削除の手順、削除される情報の種類、および削除せずに保存する情報の種類と期間は、アカウント削除のご案内（https://app.hanalog.seed.or.jp/legal/delete-account ）に掲載しています。
  4. アプリで作成した議事録の参加者情報と、人物名簿・CRM連携について
    • アプリで録音して作成した議事録に登録された参加者の情報（氏名または表示名、メールアドレス、社名、役職など）は、Web版で作成した議事録と同じく、人物名簿に取り込まれます（第3条第8号）。法人プランでは、人物名簿は組織内で共有され、組織のメンバーが閲覧できるようになります。
    • 契約者（法人プランでは組織管理者）がCRM連携を有効にしている場合、当協会は、契約者の指示に基づき、人物名簿に取り込まれたこれらの情報を、契約者自身が管理するCRMサービス（現在はHubSpot, Inc.／アメリカ合衆国）のアカウントへ送信します。 送信する項目の範囲、当協会と契約者の役割分担、および契約者が行うべき法令上の対応は、第7条第6項および第13条のとおりです。
    • 契約者が自動実行（第13条第8項）を有効にしている場合、この送信は、実行の時点で契約者の個別の確認を経ることなく行われます。 アクションの同期（第13条第11項）を有効にしている場合も、同様です。 自動実行の初期設定は無効であり、契約者が自ら有効にしないかぎり、当協会が自動で送信することはありません。
    • 議事録の本文、文字起こし、要約、音声は、CRMサービスには送信しません（第13条第11項のアクションの同期を除きます）。
    • CRM連携を設定していない場合、CRMサービスへの送信は行われません。
  5. Google Playの「データセーフティ」における申告について
    • 当協会は、Google Playの「データセーフティ」において、前項のCRMサービスへの送信を、「第三者との共有」として申告しています。
    • 第7条第6項および第8条第7項のとおり、当協会は、この送信を、個人情報の保護に関する法律上は、委託元である契約者の指示に基づく移転であり、当協会が独自に行う第三者への提供には当たらないものと整理しています。もっとも、Google Playの「データセーフティ」にいう「共有」は、他の事業者へのデータの移転を広く含むGoogleの独自の定義によるものです。そのため当協会は、同項の整理にかかわらず、利用者にとって分かりやすく、かつ広く開示する側の申告となるよう、「共有」として申告しています。 両者は矛盾するものではありません。
    • CRM連携に関するかぎり、HubSpot, Inc. は第8条第1項の委託先には含まれません（第8条第7項）。
  6. HANALOG 名刺について
    • HANALOG 名刺には、メールアドレスに届く確認コードでログインします。初めてのメールアドレスでログインした場合は、その時点でアカウントが作成されます。このとき、利用規約とプライバシーポリシーへの同意をお願いします。取得する情報は、第3条第1項のとおりです。アプリの画面では、有料プランのお申し込み、お支払い方法の登録・変更、および解約の手続きはできません。
    • 名刺の読み取りは、第6条の3第3項のとおり、組織管理者（個人プランと無料プランでは利用者本人）が利用規約（版：2026-10-09）以降の版に同意した組織に限り利用できます。また、名刺の機能を使う利用者ご本人も、利用規約（版：2026-10-09）以降の版に同意していることが必要です（同意されるまでは使えません）。同意していない組織の利用者、またはご本人が同意していない利用者がログインした場合は、名刺の読み取りを利用できない旨を表示します。
    • 名刺の画像は、当協会のサーバーを経由して、米国のAI事業者（委託先一覧に掲載する事業者）で読み取ります。AI事業者がAIの学習に使わないことと保存期間は、第6条と委託先一覧のとおりです。
    • 読み取った内容は、利用者の確認を経ずに、自動で人物名簿に登録されます。同じ組織（個人プランでは利用者本人）の人物名簿に、姓名が同じで、かつメールアドレスまたは電話番号が一致する人がいる場合は、その人につなぎ、空いている項目だけを埋めます。すでにある値は上書きしません。異なる値は、利用者が詳細の画面で置き換えを選べます。
    • 読み取れなかったものなど、自動で登録できないものは確認待ちに残ります。利用者が確認して登録してください。登録されないまま7日たつと、自動で削除します。
    • AIによる読み取りには誤りが含まれることがあります。登録された内容は、人物名簿の詳細の画面で後から修正できます。
    • 名刺から人物名簿に登録・更新した情報は、第8項と同じく、法人プランでは組織内で共有されます。契約者がCRM連携を有効にしている場合は、第13条の範囲（姓、名、社名、役職、メールアドレスと、契約者が対応づけた項目）で、CRMサービスへ送信されます。契約者が自動実行を有効にしている場合は、名刺の読み取りからCRMへの送信まで、利用者や契約者の個別の確認を経ずに行われることがあり、読み取りの誤りがそのままCRMに送られることがあります。名刺の画像は、CRMサービスには送信しません。
    • アカウントの削除（退会）は、Webの設定画面（https://app.hanalog.seed.or.jp/settings ）から行えます。削除の手順、削除される情報、および削除せずに保存する情報とその期間は、アカウント削除のご案内（https://app.hanalog.seed.or.jp/legal/delete-account ）に掲載しています。

第15条（保有個人データの開示などの請求）

  1. 本人は、当協会に次の請求ができます（個人情報保護法第32条から第35条）。
    • 利用目的の通知
    • 開示（第三者への提供の記録を含みます）
    • 訂正、追加、削除
    • 利用の停止、消去
    • 第三者への提供の停止
  2. 請求は第17条の窓口で受け付け、本人確認をしたうえで対応します。手数料は無料です。
  3. 会議の内容に含まれる参加者の情報、および人物名簿に登録された情報（CRM連携により取得したものを含みます）は、当協会が契約者から任されて扱っているもので、当協会には開示などを判断する権限がありません。 そのため、原則として当該情報を登録した契約者（会議の内容については録音した契約者）に請求していただくようご案内し、当協会は契約者に協力します。
  4. 当協会は、認定個人情報保護団体に加入していません。

第16条（漏えいなどが起きた場合）

漏えいなどが起きた場合、当協会は、法令に従って個人情報保護委員会に報告し、本人に通知します。会議の内容に関する場合は、契約者にもすぐに知らせます。

第17条（問い合わせ窓口）

  • 名称：一般社団法人中小企業販促・DX支援協会
  • 住所：〒573-1143　大阪府枚方市宇山町2番23号
  • 代表者：代表理事　吉田正樹
  • 個人情報の取扱責任者：代表理事　吉田正樹
  • 電話：072-300-2406
  • メールアドレス：support@hanalog.seed.or.jp
  • 受付時間：平日10時〜17時（土日祝・年末年始を除く）

第18条（このポリシーの改定）

  1. 当協会は、必要に応じてこのポリシーを改定します。
  2. 次の重要な変更は、変更の時までに（変更に先立って、または変更と同時に）、Webサイトへの掲載とメールでお知らせします。利用目的の変更／委託先の追加／処理する国の追加／連携するCRMサービスの追加。処理する国が増える場合は、その国の名称と、その国の個人情報の保護に関する制度の情報をあわせて掲載します。
  3. 利用目的を、変更前の目的と関連があると合理的に認められる範囲を超えて変える場合は、本人の同意を得ます。
  4. 本人の同意が必要な変更と、告知だけの変更のいずれについても、同意をいただいていないことを理由として、CRM連携その他の連携や、契約者があらかじめ指示した処理を止めることはありません。ただし、利用規約第20条第13項第9号の場合を除きます。

附則

  1. このポリシーは2026年9月12日から適用します。
  2. 2026年9月14日に公表した改定（委託先に Groq LLC を追加）は、2026年9月14日から適用します。前条第2項の30日の予告期間を置いていないのは、公表の時点で本サービスをご利用中の方が当協会自身のみであり、当該利用者の同意を得たうえで、ほかの方にご利用いただく前に施行することとしたためです。
  3. 2026年9月15日に公表した改定（第1条・第2条第3項・第3条第8号・第5条第1号・第7条第3項および第6項・第8条第5項・第10条・第11条・第13条・第15条第3項）は、2026年9月16日から適用します。改定の内容は、人物名簿とCRMサービス（当初はHubSpot, Inc.／アメリカ合衆国）のコンタクトを相互に同期する機能（CRM連携）を追加し、その情報の取得・送信・保存期間・安全管理を定めるとともに、人物名簿の取扱いに関する定めを補ったものです。CRM連携は契約者が自ら設定したときにだけ動く機能であり、当協会の委託先の追加でも、当協会が処理を行う国の追加でもありません。第5条第1号の改定は、同号括弧書きに掲げる本サービスの機能を現状に合わせて明確化するものであり、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内のものです（個人情報の保護に関する法律第17条第2項）。
  4. 2026年9月17日に公表した改定（第7条第6項・第10条・第11条第6項・第13条第8項）は、2026年9月17日に公表し、同日から施行します。改定の内容は、利用規約第20条第13項の自動実行の追加に伴い、実行の方法、通知、記録の保存および安全管理のための措置に関する記載を改めるものです。
  5. 前項の改定後の本ポリシー（版：2026-09-17）は、契約者が本サービスへのログイン時に表示される本ポリシーの全文を確認し、「同意する」の操作を行った時から、当該契約者に適用されます。当協会は、同意の日時、同意した利用者、同意した版および表示した本ポリシーの全文を記録し、保存します。
  6. 前項の同意がない契約者には、なお従前の本ポリシー（版：2026-09-16）が適用され、第13条のうち自動実行に関する定めは適用されません。
  7. 当協会は、第5項の同意をしていない契約者についても、第4項の改定の内容を当協会ウェブサイトへの掲載および電子メールにより公表し、通知します。
  8. 第4項の改定は、当協会が取得する個人情報の利用目的を変更するものではなく、また、当協会が契約者から委託を受けて取り扱う個人データの項目を追加するものではありません。 自動実行で取得・送信する情報の項目は、第13条第6項および第7項に定めるもの（手動で実行する場合と同一）に限られます。
  9. 当協会は、2026年9月19日、本ポリシーを次のとおり改定し、同日から施行します（版：2026-09-19）。
    • 第7条第3項に、CRM連携の自動実行による送信が、契約者があらかじめ行った指示に基づき、実行の時点では個別の操作を経ずに行われる旨の但書を加えました。
    • 第14条第7項を、スマートフォンアプリの実際の構成に合わせて改めました。アプリの画面からもアカウントの作成（新規登録）とログインができること、アプリの画面では有料プランのお申し込み・お支払い方法の登録と変更・解約の手続きはできないこと、およびアカウント削除のご案内のページを明示しています。
    • 第14条に第8項および第9項を加え、アプリで作成した議事録の参加者情報が人物名簿に取り込まれ、CRM連携が有効な場合にCRMサービスへ送信されること、およびGoogle Playの「データセーフティ」で「第三者との共有」として申告していることを明記しました。
  10. 前項の改定は、当協会が取得する個人情報の利用目的を変更するものではなく、取得する情報の項目、委託先、保存期間、第三者提供の範囲のいずれも変更するものではありません。 本サービスの実際の動作に合わせて記載を明確にし、および利用者にとって分かりやすい案内を加えるものです。したがって、第2項の30日前の予告は行っていません。
  11. 前項にかかわらず、当協会は、第9項の改定後の本ポリシーの全文を、契約者が本サービスへのログイン時に確認できるようにし、「同意する」の操作の時点を記録し、保存します。第9項の改定に同意されない契約者には、なお従前の本ポリシー（版：2026-09-17）が適用されます。
  12. 当協会は、2026年9月29日、本ポリシーを次のとおり改定し、同日から施行します（版：2026-09-29）。この改定は、改定前の第18条第2項が30日前のお知らせを定める場合のいずれにも当たりません。第8条第1項の表の「扱う主な情報」に、会議名、参加者、メモ、テンプレート、参考資料の文字を明記しましたが、これらは改定前から、利用者が議事録の作成のために入力または添付したものとして要約などのAI処理に使っていたもので、この改定によって委託先に渡す情報を増やすものではありません。改定後の本ポリシーは、同日以降のログイン時に表示し、「同意する」を押していただきます。
    • 委託先一覧を設け、委託先を業務の種類と国で示す形に改めました。
    • 要約などの文字のAI処理は、Anthropic, PBC に加えて OpenAI OpCo, LLC（米国）でも行います。同社は改定前から本ポリシーに記載している委託先で、第9条の措置も同じです。
    • 議事録に添付した資料（PDF・参考リンクのページの文字）の取得、保存期間、AIへの送信について明記しました。
    • カレンダーの予定について、議事録と結び付けるための予定のIDだけを保存することを明記しました。
  13. 当協会は、2026年10月9日、本ポリシーを改定して公表しました（版：2026-10-09）。改定後の本ポリシーは、ログイン時に「同意する」の操作を行った方には同意の時から、その他の方には2026年11月9日から適用します。改定の主な内容は次のとおりです。
    • 声の特徴量（本人が同意した場合だけ）、名刺、当協会の職員による閲覧の節を設けました（第3条・第6条の2から第6条の4・第10条）。
    • 利用状況と機能の利用の記録、ご利用の少ない方の判定と使い方のご案内を利用目的に加えました。会議の内容は使いません（第2条・第3条・第5条・第12条）。宣伝の内容を含むメールは、事前に同意いただいた方にだけ送ります（第5条）。
    • CRM連携のアクションの同期（別に有効にした場合だけ）と、送受信する項目を定めました（第7条・第13条・第14条）。
    • 委託先の業務の類型に、名刺の読み取り・よみの推定と、文字起こしの整形を加えました（第8条第1項）。お知らせの期間を、一般は14日、処理する国が増える場合は30日にしました（第8条第4項・第18条）。
    • Appleアカウントでのサインインと、暗号化したバックアップの控えの Google ドライブでの保管を明記し、国内の記述を実際に合わせました（第3条・第4条・第8条・第11条）。
    • バックアップから消えるまでの期間を、実際の運用に合わせて最長94日にしました（第10条）。
    • スマートフォンアプリ「HANALOG 名刺」で取得する情報と、名刺の読み取りの流れを定めました（第14条）。
    • 当協会自身の顧客管理（契約の状況の管理）のため、HubSpot, Inc.（米国）に業務を委託することにし、利用目的に加えました（第5条第12号・第8条第1項）。
  14. 本ポリシーの施行前に取得した情報についても、施行日以後は本ポリシーに定める利用目的の範囲で取り扱います。

附則（2026年10月10日）

  1. この改定（版：2026-10-10）は、2026年10月10日に公表し、同日から施行します。
  2. 本サービスの利用者は当協会と試用の利用者に限られることから、この改定は、利用規約第31条第4項により、同意の画面で同意いただいた方には同意の時から適用します。同意いただいていない方には、同条第2項により2026年11月9日から適用します。2026年11月9日の前日までに解約された場合は、変更前の条件が適用されます。
  3. この改定により、音声の文字起こしを行う国にカナダが加わります。DeepInfra, Inc. への音声の文字起こしの委託（カナダでの処理を含みます）は、前項により改定後の内容が適用される方の会議に限って行います。

附則（2026年10月11日改定）

  1. この改定（第13条第12項の追加）は、2026年10月11日に公表し、同日から施行します。

以上

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